Delegare il lavoro quando sei fuori sede

Vuoi salvare una versione PDF di questa guida? Se utilizzi il browser Chrome, stampa questa pagina e seleziona l'opzione "Salva come PDF". Se utilizzi altri browser o strumenti PDF di terze parti, leggi le relative istruzioni su come salvare le pagine web come file PDF.

  • 1. Condividi i dettagli sul tuo fuori sede

    Scegli lo strumento di comunicazione in base al destinatario della corrispondenza, ad esempio, invia un'email al tuo superiore o un messaggio rapido ai colleghi del team.

    1. Apri Gmail.
    2. A sinistra, fai clic su   Scrivi .
    3. Per modificare le dimensioni della finestra, nell'angolo in alto, fai clic su Ingrandisci   o Chiudi schermo intero   . (facoltativo)
    4. Aggiungi i destinatari e un oggetto.
    5. Digita il messaggio.

      I messaggi che inizi a scrivere ma non invii vengono automaticamente salvati in Bozze a sinistra.

    6. Aggiungi allegati, ad esempio file di Drive drive o foto image. (facoltativo)
    7. Fai clic su Invia.

    Suggerimento: per annullare l'invio di un'email, fai clic su Annulla nella parte inferiore della finestra. Questa opzione è visibile per poco tempo, ma puoi modificare la durata della visualizzazione. Consulta Annulla l'invio di posta.

    Inviare un messaggio diretto a qualcuno:

    1. Apri Chat.
    2. Fai clic su Trova persone, stanze virtuali, bot a sinistra.
    3. Inserisci un nome o un indirizzo email oppure seleziona un contatto dai suggerimenti.
    4. Digita il messaggio diretto e fai clic su Invia  .

    Inviare un messaggio diretto a un gruppo:

    1. A sinistra, fai clic su Trova persone, stanze virtuali, bot > Messaggio di gruppo.
    2. Inserisci i nomi o gli indirizzi email oppure seleziona i contatti dai suggerimenti.
    3. Dopo aver aggiunto i contatti, fai clic su Messaggio.
    4. Digita il messaggio diretto e fai clic su Invia  .
    5. Per nascondere un messaggio diretto di gruppo, a sinistra, posiziona il puntatore del mouse sul messaggio diretto e fai clic su Altro more_vert > Nascondi conversazione remove_circle_outline.

  • 2. Aggiungi le date fuori sede al tuo calendario

    Se sei fuori sede, aggiorna il tuo Google Calendar in modo che i colleghi sappiano che non sei in ufficio.

    1. Nella griglia del calendario, fai clic sul primo giorno in cui sarai assente dal lavoro.
    2. Fai clic su Fuori sede e seleziona un periodo di tempo.
    3. Per spiegare che non sei al lavoro, digita un messaggio nella sezione Messaggio di riifiuto. (facoltativo)
    4. Scegli un'opzione nella sezione Visibilità:
      • Pubblico
      • Visibilità predefinita
      • Privato
    5. Fai clic su Salva. Eventuali riunioni nuove ed esistenti programmate in questo periodo verranno rifiutate automaticamente.

  • 3. Annulla o riprogramma le riunioni

    Devi anche assicurarti di rifiutare o riprogrammare le eventuali riunioni. Puoi inviare una nota agli invitati per spiegare la tua assenza o riprogrammare la riunione.

    Rifiuta una riunione e invia una nota agli invitati:

    1. In Calendar, fai clic una volta sull'evento nella griglia del tuo calendario per visualizzare l'anteprima.
    2. Nella sezione Parteciperai?, accanto a Forse, fai clic sulla freccia giù keyboard_arrow_down > Aggiungi nota.
    3. Digita la nota.
    4. Per selezionare una risposta RSVP, fai clic sulla freccia giù keyboard_arrow_down nel campo Risposta e seleziona un'opzione. (facoltativo)
    5. Fai clic su Invia.

    Riprogramma una riunione:

    1. In Calendar, fai clic una volta sull'evento nella griglia del calendario.
    2. Passa alla sezione Parteciperai? e fai clic sulla freccia giù keyboard_arrow_down > Proponi un nuovo orario.
    3. Nella sezione La tua proposta, seleziona un orario o un giorno diverso e aggiungi un messaggio.
    4. Fai clic su Invia proposta.

    Nota: se l'organizzatore dell'evento ti ha consentito di accedere per modificare un evento, puoi riprogrammarlo direttamente senza proporre un nuovo orario.

  • 4. Imposta un risponditore automatico

    In Gmail, configura una risposta automatica per i messaggi in arrivo per far sapere ai tuoi colleghi che non sei disponibile.

    Attiva o disattiva il risponditore automatico:

    1. In Gmail, alto a destra, fai clic su Impostazioni settings > Impostazioni.
    2. Scorri verso il basso fino a Risponditore automatico e seleziona Attiva risponditore automatico o Disattiva risponditore automatico.
    3. Se hai attivato il risponditore automatico, inserisci le date in cui sarai assente e aggiungi un messaggio. Quindi, seleziona le persone che devono ricevere la risposta.
    4. In basso, fai clic su Salva modifiche.

  • 1. Crea un documento di transizione

    Crea un documento di transizione in Documenti Google o Google Drive: spiega che sei fuori sede, indica i contatti che seguiranno il tuo lavoro e gli eventuali file di progetto pertinenti.

    Scegli un'opzione:

    • In Documenti, scorri verso il basso e fai clic su Crea un nuovo documento add.
    • Su Drive, fai clic su Nuovo > Documenti Google > Documento vuoto o Da un modello.

  • 2. Cerca i colleghi

    Se devi affidare un progetto ad altri e devi trovare altre persone nella tua organizzazione, come revisori o gestori, puoi cercarli in Google Cloud Search.

    1. Apri Cloud Search e digita il nome della persona nella casella di ricerca.
    2. Nella parte superiore della scheda del profilo della persona, seleziona Avvia una conversazione hangout o Invia email email.
    3. Fai clic su Riferisce a per visualizzare la scheda del profilo del responsabile della persona.
    4. Sul dispositivo mobile, tocca il numero di telefono per chiamare il responsabile.
    5. Puoi anche eseguire una ricerca utilizzando parole di uso comune, ad esempio numero di telefono di giovanna (facoltativo). Riceverai una scheda risposte con il numero di telefono della tua collega di nome Jane. Se ci sono più persone con lo stesso nome, fai clic sul link che consente di cercare un altro nome.

    Nota: puoi visualizzare altre informazioni sul contatto e il suo responsabile se l'amministratore ha aggiunto questi dettagli del profilo agli account utente.

    Trova e contatta le persone
  • 3. Assegna i compiti e condividi file con i colleghi

    Assegna i compiti nel piano di progetto:

    1. Apri Fogli e seleziona il testo che vuoi commentare.
    2. Fai clic su Commenta comment > Aggiungi commento add_comment.
    3. Per indirizzare il commento a una persona specifica, digita il segno più (+) seguito dall'indirizzo email della persona. (facoltativo) La persona riceverà un'email con il tuo commento e un link al file.
    4. Digita il tuo commento nella casella.
    5. Fai clic su Commenta.

    Condividere un file o una cartella con persone specifiche:

    Puoi condividere solo i file di tua proprietà o per i quali hai accesso in modifica.

    1. Su Drive, fai clic con il pulsante destro del mouse sul file o sulla cartella che vuoi condividere e seleziona Condividi person_add.
    2. In Persone, inserisci l'indirizzo email della persona o del gruppo con cui vuoi condividere.

      Nota: se non riesci ad aggiungere persone esterne alla tua azienda o organizzazione, contatta il tuo amministratore di G Suite.

    3. Fai clic su Modifica edit e scegli il livello di accesso:
        • Può modificare: i collaboratori possono aggiungere e modificare contenuti nonché aggiungere commenti.
        • Può commentare (solo file selezionati): i collaboratori possono aggiungere commenti ma non modificare i contenuti.
        • Può visualizzare: le persone possono visualizzare il file, ma non modificarlo né aggiungere commenti.

      Tutte le persone con cui condividi ricevono un'email con un link al file o alla cartella.

    4. Per aggiungere una nota all'email, digita la nota. (facoltativo) Per non inviare un'email, deseleziona la casella Invia notifiche.
    5. Fai clic su Invia.

    Condividere un link a un file o una cartella:

    Puoi inviare ad altre persone un link a un file o una cartella in modo che chiunque abbia il link possa aprirli. Quando condividi un link, il tuo nome è indicato come proprietario.

    Puoi condividere solo i file di tua proprietà o per i quali hai accesso in modifica.

    1. Su Drive, fai clic con il pulsante destro del mouse sul file o sulla cartella che vuoi condividere e seleziona Condividi person_add.
    2. In alto a destra, fai clic su Ottieni link condivisibile.
    3. Fai clic su Chiunque abbia il link in tua organizzazione può visualizzare e scegli un livello di accesso:
      • Può modificare: i collaboratori possono aggiungere e modificare contenuti nonché aggiungere commenti.
      • Può commentare (solo file selezionati): i collaboratori possono aggiungere commenti ma non modificare i contenuti.
      • Può visualizzare: le persone possono visualizzare il file, ma non modificarlo né aggiungere commenti.
    4. Fai clic su Copia link.
    5. Fai clic su Fine.
    6. Incolla il link in un'email o in qualsiasi posto tu voglia condividerlo.

    Condividi i file e imposta i livelli di accesso e visibilità
  • 4. Spiega chi prenderà in carico del tuo lavoro

    Invia un'email al tuo team per spiegare chi si occuperà del tuo progetto e includi un documento di transizione e gli eventuali contatti di emergenza.

    1. Apri Gmail.
    2. A sinistra, fai clic su   Scrivi .
    3. Per modificare le dimensioni della finestra, nell'angolo in alto, fai clic su Ingrandisci   o Chiudi schermo intero   . (facoltativo)
    4. Aggiungi i destinatari e un oggetto.
    5. Digita il messaggio.

      I messaggi che inizi a scrivere ma non invii vengono automaticamente salvati in Bozze a sinistra.

    6. Aggiungi allegati, ad esempio file di Drive drive o foto image. (facoltativo)
    7. Fai clic su Invia.

    Suggerimento: per annullare l'invio di un'email, fai clic su Annulla nella parte inferiore della finestra. Questa opzione è visibile per poco tempo, ma puoi modificare la durata della visualizzazione. Consulta Annulla l'invio di posta.

  • 1. Controlla il lavoro mentre sei assente

    Mentre sei assente, potresti dover comunicare occasionalmente via email o con un messaggio diretto per vedere come procedono i progetti.

    1. Apri Gmail.
    2. A sinistra, fai clic su   Scrivi .
    3. Per modificare le dimensioni della finestra, nell'angolo in alto, fai clic su Ingrandisci   o Chiudi schermo intero   . (facoltativo)
    4. Aggiungi i destinatari e un oggetto.
    5. Digita il messaggio.

      I messaggi che inizi a scrivere ma non invii vengono automaticamente salvati in Bozze a sinistra.

    6. Aggiungi allegati, ad esempio file di Drive drive o foto image. (facoltativo)
    7. Fai clic su Invia.

    Suggerimento: per annullare l'invio di un'email, fai clic su Annulla nella parte inferiore della finestra. Questa opzione è visibile per poco tempo, ma puoi modificare la durata della visualizzazione. Consulta Annulla l'invio di posta.

    Inviare un messaggio diretto a qualcuno:

    1. Apri Chat.
    2. Fai clic su Trova persone, stanze virtuali, bot a sinistra.
    3. Inserisci un nome o un indirizzo email oppure seleziona un contatto dai suggerimenti.
    4. Digita il messaggio diretto e fai clic su Invia  .

    Inviare un messaggio diretto a un gruppo:

    1. A sinistra, fai clic su Trova persone, stanze virtuali, bot > Messaggio di gruppo.
    2. Inserisci i nomi o gli indirizzi email oppure seleziona i contatti dai suggerimenti.
    3. Dopo aver aggiunto i contatti, fai clic su Messaggio.
    4. Digita il messaggio diretto e fai clic su Invia  .
    5. Per nascondere un messaggio diretto di gruppo, a sinistra, posiziona il puntatore del mouse sul messaggio diretto e fai clic su Altro more_vert > Nascondi conversazione remove_circle_outline.