Pianifica e tieni una riunione

Vuoi salvare una versione PDF di questa guida? Se utilizzi il browser Chrome, stampa questa pagina e seleziona l'opzione "Salva come PDF". Se utilizzi altri browser o strumenti PDF di terze parti, leggi le relative istruzioni su come salvare le pagine web come file PDF.

  • 1. Crea un'attività per pianificare la riunione

    Scegli un'opzione:

    Gmail Per aprire Tasks in Gmail, fai clic su Tasks  sulla destra.

    Calendar Per aprire Tasks in Calendar, nella sezione I miei calendari fai clic su Tasks.

  • 2. Discuti dei requisiti della riunione via email o Hangouts Chat

    Scrivere una nuova email:

    1. Apri Gmail e, nella barra laterale sinistra, fai clic su   Scrivi .
      Si apre una nuova email nell'angolo in basso nella finestra di Gmail.
    2. Inizia a digitare il testo dell'email.
      Le email che hai iniziato a scrivere, ma poi non hai inviato, vengono automaticamente salvate in Bozze nella barra laterale sinistra.

    Inviare un messaggio diretto a qualcuno:

    1. Apri Chat e, a sinistra, fai clic su Trova persone, stanze virtuali, bot.
    2. Inserisci un nome o un indirizzo email oppure seleziona un contatto dai suggerimenti.
    3. Digita il messaggio diretto e fai clic su Invia chat_send_24dp.

    Inviare un messaggio diretto a un gruppo:

    1. A sinistra, fai clic su Trova persone, stanze virtuali, bot > Messaggio di gruppo.
    2. Inserisci i nomi o gli indirizzi email oppure seleziona i contatti dai suggerimenti.
    3. Dopo aver aggiunto i contatti, fai clic su Messaggio.
    4. Digita il messaggio diretto e fai clic su Invia chat_send_24dp.
    5. Per nascondere un messaggio diretto di gruppo, nella barra laterale sinistra posiziona il puntatore del mouse sul messaggio diretto e fai clic su Altro more_vert > Nascondi remove_circle_outline. (facoltativo)
  • 3. Blocca un intervallo di tempo in Calendar per prepararti per la riunione (ad esempio: "Non disturbare: mi sto preparando per la riunione")
    1. In Calendar fai clic su un intervallo di tempo vuoto nella griglia del calendario e quindi su Evento. Puoi anche fare clic su  Crea .
    2. Per creare un evento utilizzando un altro calendario, accanto al tuo nome, fai clic sulla freccia giù arrow_drop_down e seleziona il calendario. (facoltativo)
    3. Aggiungi un titolo, la data e l'ora dell'evento, quindi fai clic su Altre opzioni o   Salva.
  • 4. Crea la tua agenda

    Puoi creare un nuovo documento direttamente in Documenti Google o su Google Drive.

    Scegli un'opzione:

    • In Documenti, fai clic su Crea add.

    • In Drive, fai clic su Nuovo > Documenti Google > Documento vuoto o Da un modello.

  • 1. Crea un nuovo evento
    1. In Calendar fai clic su un intervallo di tempo vuoto nella griglia del calendario e quindi su Evento. Puoi anche fare clic su   Crea.
    2. Per creare l'evento utilizzando un altro calendario del tuo evento, accanto al tuo nome, fai clic sulla freccia giù arrow_drop_down e seleziona il calendario. (facoltativo)
    3. Aggiungi un titolo, la data e l'ora dell'evento, quindi fai clic su Altre opzioni o Salva.
  • 2. Aggiungi invitati
    1. Apri l'evento.
    2. Nella scheda Invitati, vai ad Aggiungi invitati e inserisci nella casella le prime lettere del nome o dell'indirizzo email di una persona.

      Man mano che digiti, verranno visualizzati nomi e indirizzi contenuti nella directory della tua organizzazione.

      Suggerimento: puoi anche aggiungere l'indirizzo di una di Google Gruppi per invitare molte più persone contemporaneamente. Per ulteriori informazioni sull'invito di gruppi composti da molte persone, consulta gestione di eventi con molte persone in Calendar.
    3. Fai clic su un suggerimento per aggiungere quella persona all'evento. Se non vengono visualizzati suggerimenti, inserisci l'indirizzo completo dell'invitato.
    4. Per segnare la partecipazione di un invitato come facoltativa, passa il mouse sopra il nome dell'invitato e fai clic su Segna come facoltativo person. (facoltativo)
    5. Per consentire agli invitati di modificare l'evento, invitare altri o vedere l'elenco degli invitati, nella sezione Gli invitati possono seleziona le caselle appropriate. (facoltativo)

    Nota: se crei un evento in Calendar e non concedi agli invitati l'autorizzazione per modificare un evento, questi non potranno cambiare la data o l'ora dell'evento nel proprio calendario.

  • 3. Trova un orario che vada bene per tutti
    1. Apri Calendar e fai clic su  Crea.
    2. Accanto a Dettagli evento, fai clic su Trova un orario. Sotto il nome degli invitati che si trovano in altri fusi orari viene visualizzata l'ora locale corrispondente.
    3. Scorri gli intervalli di tempo verso l'alto o verso il basso o fai clic sulle frecce in alto per visualizzare altri giorni e settimane.
    4. Fai clic su un intervallo di tempo e quindi su Salva.

      Nota: puoi anche vedere un orario suggerito per la riunione dopo aver aggiunto gli invitati. Sotto l'elenco degli invitati, fai clic su Orari suggeriti e scegli un orario.

  • 4. Prenota le sale

    Nota: se non vedi le risorse, i dettagli o i suggerimenti automatici sulle sale, l'amministratore di G Suite potrebbe non avere impostato queste funzionalità per la tua organizzazione.

    1. Apri un evento.
    2. Fai clic sulla scheda Sale. In base al tuo luogo di lavoro, al numero di partecipanti e alle prenotazioni di sale precedenti, verranno automaticamente visualizzati dei suggerimenti.
    3. Se devi modificare i criteri relativi alla sala riunioni, puoi:
      • Fare clic su Persone people per specificare le dimensioni richieste per la sala.
      • Fare clic su Videochiamata videocam per specificare le attrezzature necessarie per una videoconferenza.
      • Fare clic su Telefono local_phone per specificare le attrezzature necessarie per un'audioconferenza.
    4. Posiziona il puntatore del mouse sulla sala che soddisfa i tuoi criteri e seleziona la casella corrispondente.
    5. Se non vedi una sala adatta:
      1. Nella casella di ricerca, inserisci il nome di un'altra risorsa o di un edificio, il piano o un'attrezzatura per videoconferenze (ad esempio Chromebox per videoconferenze). Man mano che inserisci il testo, vedrai i risultati sotto la casella di ricerca.
      2. Posiziona il puntatore del mouse su una sala per visualizzarne i dettagli, come la capacità, la posizione, l'attrezzatura e le caratteristiche.
      3. Quando trovi la sala che cerchi, posiziona il puntatore del mouse su di essa e seleziona la casella.
  • 5. Configura la videoconferenza per gli invitati che partecipano da remoto

    Programmare una riunione video di Meet in Calendar è facilissimo: basta aggiungere uno o più invitati all'evento o fare clic su Aggiungi videoconferenza. All'evento, una volta salvato, vengono aggiunti il link alla riunione e il numero di telefono per accedervi.

  • 6. Aggiungi i dettagli dell'evento, come l'agenda o le istruzioni della riunione
    1. Scegli un fuso orario.
    2. Imposta un evento ricorrente.
    3. Trova un orario: trova un orario in cui i tuoi colleghi sono disponibili per partecipare a una riunione.
    4. Aggiungi dettagli all'evento: aggiungi il luogo della riunione, invia notifiche sull'evento e altro ancora.
    5. Aggiungi una videoconferenza: aggiungi una riunione video al tuo evento.
    6. Aggiungi una descrizione dell'evento: aggiungi dettagli come le informazioni di contatto, le istruzioni o i link all'evento. Formatta la descrizione aggiungendo grassetto, corsivo o sottolineatura oppure aggiungi elenchi e link.
    7. Aggiungi allegati: allega file, come documenti o presentazioni, agli eventi.
  • 7. Salva e invia gli inviti via email

    Una volta inseriti tutti i dettagli, salva l'evento e invia gli inviti.

    1. Fai clic su Salva.
    2. Fai clic su Invia per inviare una notifica via email agli invitati oppure fai clic su Non inviare per non avvisarli ancora.
    3. Se stai invitando persone che non fanno parte della tua organizzazione, fai clic su Invita ospiti esterni per informarli oppure su Continua a modificare per inviare la notifica in un secondo momento.

    Aggiorna un evento esistente:

    Puoi invitare altre persone, cambiare il luogo della riunione e altro ancora.

    1. Nella griglia di Calendar fai clic sull'evento > Modifica chat_icon_edit_24dp.
    2. Se vuoi invitare altre persone, cambiare il luogo della riunione o aggiungere allegati, apporta le modifiche e fai clic su Salva.

    Nota: se l'organizzatore dell'evento non ti ha dato le autorizzazioni per la modifica, non puoi apportare modifiche all'orario o alla durata dell'evento.

  • Controlla chi ha accettato o rifiutato il tuo invito

    Se devi monitorare la partecipazione all'evento, puoi vedere immediatamente chi ha accettato o rifiutato l'invito e chi ha proposto un nuovo orario per la riunione.

    Verifica la partecipazione degli invitati:

    1. Nella griglia di Calendar, fai clic sull'evento per visualizzarne l'anteprima.
    2. Vai al campo Invitati per vedere l'elenco delle risposte degli invitati. Per vedere le risposte potrebbe essere necessario fare clic sulla freccia giù arrow_drop_down.

    Rispondi a una proposta di cambiamento di orario per la riunione:

    1. Nella griglia di Calendar, fai clic sull'evento per visualizzarne l'anteprima.
    2. Nella sezione Invitati, vai alla proposta e fai clic su Rivedi orario proposto.
    3. Se vuoi accettare il nuovo orario proposto, fai clic su Salva.
    4. Per inviare agli invitati una notifica sul nuovo orario, fai clic su Invia. (facoltativo)
  • 1. Partecipa alla riunione
    1. In Calendar, fai clic su un evento a cui vuoi partecipare.
    2. Fai clic su Partecipa a Hangouts Meet; nella finestra che si apre, fai clic su Partecipa alla riunione.

      Utilizza la scheda di riferimento di Hangouts Meet.

  • 2. Presenta, discuti e collabora ai materiali
    1. In Drive, fai clic su Nuovo > Documenti Google o apri il file da condividere o presentare.

    2. Per modificare un documento in simultanea con gli invitati:

      1. Nell'angolo in alto a destra, fai clic su Condividi.
      2. Aggiungi un titolo al documento e fai clic su Salva.
      3. Aggiungi invitati alla riunione e assegna loro l'accesso con autorizzazione Può modificare.
      4. Fai clic su Invia.
    3. Apri Hangouts Meet e partecipa alla riunione.

    4. Fai clic su Presenta ora e scegli cosa condividere:

      • Il tuo schermo intero
      • Una finestra
    5. Fai clic su Condividi.

    Ora gli invitati possono visualizzare il materiale durante la tua esposizione. Per interrompere la condivisione dello schermo in qualsiasi momento, fai clic su Interrompi condivisione in fondo allo schermo.

  • 3. Assegna attività
    1. In Documenti, Fogli o Presentazioni, seleziona il testo da commentare.
    2. Fai clic su Commenta comment > Aggiungi commento add_comment.
    3. Inserisci il commento. Per indirizzare il commento a una persona specifica, inserisci il segno più (+) seguito dall'indirizzo email della persona nel testo del commento, ad esempio +carlo@solarmora.com.
      La persona in questione potrà apportare modifiche e rispondere al commento.
    4. Quando il risultato ti soddisfa, fai clic su Risolvi.
  • 1. Invia un'email di follow-up
    1. In Calendar, fai clic sul nome dell'evento nella griglia del calendario.
    2. Fai clic su Modifica chat_icon_edit_24dp e apporta le modifiche all'evento.
    3. Fai clic su Invia email agli invitati mail_outline e inserisci un messaggio.
    4. Fai clic su Invia.
  • 2. Tieni traccia dell'avanzamento assegnando attività nella tua agenda
    1. In Documenti, Fogli o Presentazioni, seleziona il testo da commentare.
    2. Fai clic su Commenta comment > Aggiungi commento add_comment.
    3. Inserisci il commento. Per indirizzarlo a una persona specifica, inserisci il segno più (+) seguito dall'indirizzo email del destinatario nel testo del commento, ad esempio +carlo@solarmora.com.
      La persona in questione potrà apportare modifiche e rispondere al commento.
    4. Quando il risultato ti soddisfa, fai clic su Risolvi.
  • 3. Programma riunioni successive per conoscere gli aggiornamenti
    1. In Calendar fai clic su un intervallo di tempo vuoto nella griglia del calendario e quindi su Evento. Puoi anche fare clic su   Crea .
    2. Per creare un evento utilizzando un altro calendario, accanto al tuo nome, fai clic sulla freccia giù arrow_drop_down e seleziona il calendario. (facoltativo)
    3. Aggiungi un titolo, la data e l'ora dell'evento, quindi fai clic su Altre opzioni o Salva.