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Utilizza oggetti più intelligenti nei messaggi email

Gmail raggruppa i messaggi con lo stesso oggetto in thread di conversazioni. Utilizza come oggetto un titolo specifico per il messaggio, in modo tale che i messaggi pertinenti vengano collegati tra loro e siano più facili da trovare. Considera la possibilità di includere nell'oggetto parole che indicano un'azione, così che le persone capiscano quello che devono fare. Se in seguito l'argomento cambia, dovrai solo cambiare l'oggetto di conseguenza. In questo modo eviterai di trovare nella tua Posta in arrivo messaggi non pertinenti collegati tra loro.

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Seleziona con cura i destinatari dei tuoi messaggi email

Devi inviare un messaggio a una mailing list? Verifica se è davvero necessario che tutte le persone del gruppo lo ricevano e spiega all'inizio del messaggio perché lo stai inviando a quel gruppo. Se non prevedi di ricevere una risposta da alcuni destinatari, utilizza i campi Cc: o Ccn: in Gmail semplicemente per informarli di ciò che sta avvenendo.

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Fai in modo che gli altri sappiano quando aggiungi o rimuovi qualcuno da una conversazione email

Se le conversazioni avvengono tra grandi gruppi di persone, a volte è difficile sapere quando qualcuno viene aggiunto o escluso dal thread. In Gmail, utilizza il segno più (+) o meno (-) quando aggiungi o rimuovi qualcuno da una conversazione. Ad esempio, digita "+Bob" all'inizio del messaggio quando aggiungi Bob, in modo da far sapere a tutti gli altri che Bob si è unito alla conversazione. Se, in seguito, vuoi limitare la discussione a un pubblico più ristretto, fai sapere agli altri che stai rimuovendo alcune persone, digitando ad esempio "-Bob". In questo modo, tutti sapranno esattamente chi è incluso nella conversazione.

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Nascondi le conversazioni email irrilevanti

Se una conversazione che non ti interessa più continua ad apparire nella Posta in arrivo, puoi disattivarla in Gmail in modo che non passi per la Posta in arrivo e venga automaticamente archiviata. Se un nuovo messaggio della conversazione viene indirizzato a te e a nessun altro o se qualcuno ti ha aggiunto nel campo A o Cc in un nuovo messaggio, la conversazione verrà visualizzata di nuovo nella Posta in arrivo. Potrai così concentrarti di più sulle email importanti.

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Discuti in un video o una chat anziché via email

Se un thread email sta diventando lungo o confuso, potrebbe essere più facile parlare di persona. Puoi gestire una discussione faccia a faccia con chiunque, in qualsiasi angolo del mondo, utilizzando Hangouts per avviare una videochiamata. Oppure, se come risposta ti basta un sì o un no, utilizza la chat di Hangouts.

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Condividi e collabora in tempo reale

Non perderti nemmeno un minuto di brainstorming nella prossima riunione. Collabora in tempo reale durante un Hangout. Utilizza Documenti per creare un modello per le note di brainstorming, condividi poi le note con il team e condividi infine il link nella chat di Hangouts. Tutti potranno aggiungere le proprie idee alle note man mano che nascono durante la chiamata.

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Pianifica una riunione con i destinatari dell'email direttamente dalla Posta in arrivo

Se la tua conversazione email sta diventando troppo coinvolgente, una riunione può essere un sistema efficace per completare la discussione. Con Gmail puoi pianificare una riunione direttamente dalla tua Posta in arrivo. L'evento avrà automaticamente l'oggetto dell'email come titolo, i messaggi del thread di email come descrizione e le persone presenti nel thread come partecipanti.

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Annulla facilmente l'invio dei messaggi

Hai fatto un errore di ortografia nella tua email? Ti sei dimenticato di aggiungere un destinatario? Hai cambiato idea e non vuoi più inviare il messaggio? Richiama i messaggi appena inviati entro 30 secondi abilitando la funzione Annulla invio di Gmail.

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Allega elementi di discussione ai messaggi email

Desideri fornire altre spiegazioni e non riesci a farlo in un messaggio email? Aggiungi allegati ai tuoi messaggi. Con Gmail puoi allegare file di dimensioni fino a 25 MB. Per aggiungere file fino a 30 GB, come video e file di progettazione, inserisci file di Drive anziché allegati.

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Risparmia tempo, invia messaggi a gruppi di grandi dimensioni utilizzando un solo indirizzo email

Se invii spesso messaggi alle stesse persone su un progetto o un argomento e vuoi risparmiare tempo, utilizza Gruppi per creare un gruppo. Utilizza l'indirizzo email del gruppo per inviare informazioni o condividere file con tutti simultaneamente. Ora è più semplice e rapido tenere aggiornate le persone giuste.