Condividere un documento finale

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  • 1. Utilizza Cloud Search per trovare colleghi

    Decidi con chi vuoi condividere il file e utilizza Cloud Search per trovare i colleghi.

    1. Apri Cloud Search e digita il nome della persona nella casella di ricerca.
    2. Nella parte superiore della scheda del profilo della persona, seleziona Avvia una conversazione hangout o Invia email email.
    3. Fai clic su Riferisce a per visualizzare la scheda del profilo del responsabile della persona.
    4. Sul dispositivo mobile, tocca il numero di telefono per chiamare il responsabile.
    5. Puoi anche eseguire una ricerca utilizzando parole di uso comune, ad esempio numero di telefono di giovanna (facoltativo). Riceverai una scheda risposte con il numero di telefono della tua collega di nome Jane. Se ci sono più persone con lo stesso nome, fai clic sul link che consente di cercare un altro nome.

    Nota: puoi visualizzare altre informazioni sul contatto e il suo responsabile se l'amministratore ha aggiunto questi dettagli del profilo agli account utente.

    Trova e contatta le persone
  • 2. Decidi da dove condividere il documento

    Se la condivisione riguarda poche persone specifiche, puoi aggiungere il documento al tuo Drive e condividerlo da lì.

    Puoi anche aggiungerlo al Drive del team se utilizzi G Suite Enterprise, Business o Education e condividerlo con chiunque abbia accesso al Drive del team.

    Per condividere il documento in modo più ampio con tutta l'organizzazione o per condividerlo pubblicamente, aggiungilo a Google Sites.

    Aggiungi il documento a Drive:

    Uno dei sistemi per archiviare i file su Drive consiste nel caricare una copia utilizzando il browser web:

    1. Vai a Drive.
    2. Fai clic su   Nuovo, seleziona Caricamento di file o Caricamento di una cartella, quindi scegli il file o la cartella che vuoi caricare.
    3. Fai clic su Apri.

    Se utilizzi la versione più recente di Chrome o Firefox®, puoi semplicemente trascinare i file direttamente dal computer alla pagina Drive sul browser.

    Se carichi un file che ha lo stesso nome di un file esistente, Drive lo aggiunge come nuova versione anziché creare un duplicato. Per visualizzare la versione precedente del file puoi gestire le versioni.

    Se viene visualizzato il messaggio Caricamento completato, i file sono stati caricati e sono disponibili per l'accesso in qualsiasi browser o dispositivo su cui è installato Drive.

    Aggiungi il documento a un Drive del team:

    Richiede almeno l'accesso Collaboratore

    Tutti i file che aggiungi sono di proprietà del team. Se lasci il Drive del team, i file rimangono.

    1. A sinistra, fai clic su un Drive del team.
    2. Trascina un file esistente (di tua proprietà*) dal computer o da Il mio Drive a un Drive del team oppure fai clic su Nuovo e scegli un'opzione:
      • Per creare un file, seleziona il tipo di file che vuoi creare, ad esempio Documenti Google.
      • Per caricare un file, fai clic su Caricamento di file. Passa al file e aprilo.
    3. Fai doppio clic su un file per aprirlo e modificarlo.

    *Se non hai la proprietà del file ma disponi dell'accesso Può modificare in Drive, puoi spostarlo su un Drive del team se l'amministratore di G Suite ha attivato questa opzione.

    Nota: per archiviare e accedere ai file su desktop, utilizza Drive File Stream. Consulta la Guida introduttiva all'utilizzo di Drive.

    Aggiungi il documento a Sites:

    1. Vai a Google Sites e apri il sito e la pagina in cui vuoi aggiungere il file.
    2. Fai clic su Inserisci > Documenti, Presentazioni o Fogli per scegliere un file su Drive.

    Incorpora qualsiasi file o i contenuti di una cartella archiviata in Drive. Se apporti modifiche ai tuoi file su Drive, le stesse modifiche saranno automaticamente visualizzate in Sites.

    Carica i fileinserisci contenuti del sito

Puoi condividere il documento e impostare le autorizzazioni da Google Drive, Documenti, Fogli e Presentazioni, oppure puoi inviare via email un link al documento a un singolo utente o a un gruppo. Se aggiungi il documento in Sites, sarà visualizzato da tutti coloro che possono accedere al sito.

  • 1. Condividi il documento da Drive

    Condividere un file o una cartella con persone specifiche:

    Puoi condividere solo i file di tua proprietà o per i quali hai accesso in modifica.

    1. Su Drive, fai clic con il pulsante destro del mouse sul file o sulla cartella che vuoi condividere e seleziona Condividi person_add.
    2. In Persone, inserisci l'indirizzo email della persona o del gruppo con cui vuoi condividere.

      Nota: se non riesci ad aggiungere persone esterne alla tua azienda o organizzazione, contatta il tuo amministratore di G Suite.

    3. Fai clic su Modifica edit e scegli il livello di accesso:
        • Può modificare: i collaboratori possono aggiungere e modificare contenuti nonché aggiungere commenti.
        • Può commentare (solo file selezionati): i collaboratori possono aggiungere commenti ma non modificare i contenuti.
        • Può visualizzare: le persone possono visualizzare il file, ma non modificarlo né aggiungere commenti.

      Tutte le persone con cui condividi ricevono un'email con un link al file o alla cartella.

    4. Per aggiungere una nota all'email, digita la nota. (facoltativo) Per non inviare un'email, deseleziona la casella Invia notifiche.
    5. Fai clic su Invia.

    Condividere un link a un file o una cartella:

    Puoi inviare ad altre persone un link a un file o una cartella in modo che chiunque abbia il link possa aprirli. Quando condividi un link, il tuo nome è indicato come proprietario.

    Puoi condividere solo i file di tua proprietà o per i quali hai accesso in modifica.

    1. Su Drive, fai clic con il pulsante destro del mouse sul file o sulla cartella che vuoi condividere e seleziona Condividi person_add.
    2. In alto a destra, fai clic su Ottieni link condivisibile.
    3. Fai clic su Chiunque abbia il link in tua organizzazione può visualizzare e scegli un livello di accesso:
      • Può modificare: i collaboratori possono aggiungere e modificare contenuti nonché aggiungere commenti.
      • Può commentare (solo file selezionati): i collaboratori possono aggiungere commenti ma non modificare i contenuti.
      • Può visualizzare: le persone possono visualizzare il file, ma non modificarlo né aggiungere commenti.
    4. Fai clic su Copia link.
    5. Fai clic su Fine.
    6. Incolla il link in un'email o in qualsiasi posto tu voglia condividerlo.

    Condividi i file e imposta i livelli di accesso e visibilità
  • 2. Imposta limiti di scadenza per il documento (facoltativo)

    1. Su Drive, apri il file.
    2. Fai clic su Condividi.
    3. Se il file non è ancora condiviso, condividilo.
    4. Fai clic su Avanzato.
    5. Passa il mouse sopra il nome della persona e fai clic su Imposta scadenza timer.
    6. Modifica la data di scadenza dell'accesso.
    7. Fai clic su Save changes e poi su Done.

    Nota: non è possibile impostare la data odierna come data di scadenza. Se devi limitare immediatamente l'accesso, annulla la condivisione del file.

  • 3. Impedisci agli editor di ricondividere e cambiare le autorizzazioni di accesso

    1. Su Drive, seleziona un file o una cartella di tua proprietà.
    2. In alto, fai clic su Condividi person_add.
    3. In basso, fai clic su Avanzate.
    4. Seleziona la casella Impedisci agli editor di modificare gli accessi e aggiungere nuove persone

      Le persone che dispongono già dell'accesso Può commentare o Può visualizzare non possono aggiungere nuove persone o cambiare le autorizzazioni di accesso. Ora non possono farlo neanche le persone con accesso Può modificare.

    5. Fai clic su Salva modifiche.
    6. Fai clic su Fine.

    Quando un utente che dispone dell'accesso Può modificare prova a ricondividere un file o una cartella con limitazioni, può inviarti un'email per chiederti l'autorizzazione per la condivisione del file. Puoi decidere se condividere il file o meno. Se lo fai, l'utente non potrà comunque cambiare le autorizzazioni di accesso, che saranno disattivate e non disponibili.

    Condividi i file e imposta i livelli di accesso e visibilità
  • 4. Impedisci a commentatori e visitatori di scaricare, copiare e stampare i file

    Nota: non puoi limitare queste opzioni per i file di Google Sites.

    1. Su Drive, Documenti, Fogli o Presentazioni, seleziona un file di tua proprietà.
    2. Scegli un'opzione:
      • Su Drive, in alto, fai clic su Condividi person_add.
      • In Documenti, Fogli o Presentazioni, fai clic su Condividi.
    3. Nella parte inferiore della casella Condividi con altri utenti, fai clic su Avanzate.
    4. Seleziona la casella Disattiva le opzioni di download, stampa e copia per commentatori/visualizzatori.
    5. Fai clic su Salva modifiche.
    6. Fai clic su Fine.

    Quando un utente che dispone dell'accesso Può commentare o Può visualizzare prova a scaricare, stampare o copiare il file condiviso, queste opzioni saranno disattivate e non disponibili.

    Nota: puoi limitare le modalità con cui le persone condividono, stampano, scaricano e copiano i contenuti dei file all'interno di Google Drive, Documenti, Fogli e Presentazioni, ma non puoi impedire agli altri di condividere i contenuti in altri modi.

  • 1. Contrassegna il documento come definitivo e imposta la modalità di sola visualizzazione

    Puoi rinominare un documento per contrassegnarlo come definitivo e quindi cambiare le autorizzazioni relative impostandole su solo visualizzazione. Le persone potranno visualizzare il contenuto, ma non saranno in grado di apportare modifiche.

    Rinomina il documento in Documenti, Fogli o Presentazioni per contrassegnarlo come definitivo:

    1. Apri il file e in alto, fai clic sul suo nome.
    2. Prima del nome del file, inserisci [Finale] o [Archiviato].
    3. Premi Invio.

    Imposta il documento sulla modalità di sola visualizzazione:

    Se hai condiviso il file con persone specifiche o un gruppo:

    1. Su Google Drive, fai clic con il pulsante destro del mouse sul file e seleziona Condividi person_add.
    2. Nella casella Condividi con altri utenti, fai clic sul nome della persona nella sezione Persone.
    3. Accanto al nome della persona, fai clic su Modifica edit e seleziona Può visualizzare.
    4. Fai clic su Fine.
    5. Ripeti i passaggi 1 e 2 per eventuali altre persone o altri gruppi.

    Se hai condiviso il file con la tua organizzazione:

    1. Su Drive, fai clic con il pulsante destro del mouse sul documento e seleziona Condividi person_add.
    2. Nella parte inferiore della casella Condividi con altri utenti, fai clic su Avanzate.
    3. Nella sezione Chi ha accesso, fai clic su Cambia.
    4. Scegli un'opzione per determinare in che modo i link al file vengono condivisi con gli utenti della tua organizzazione:
      • Attivata (per l'intera organizzazione): tutti gli utenti dell'organizzazione possono trovare il file e accedervi.
      • Attivata (per chiunque abbia il link): tutti gli utenti dell'organizzazione con il link possono accedere al file.
      • Disattivata (tranne persone specifiche): solo il proprietario del documento può condividere il link.
    5. Accanto ad Accesso: Chiunque all'interno dell'organizzazione, seleziona Può visualizzare.
    6. Fai clic su Salva.

  • 2. Interrompi la condivisione del documento

    Da Drive:

    Interrompere la condivisione di un file o una cartella di tua proprietà:

    1. Su Drive, seleziona il file o la cartella condivisi.
    2. Fai clic su Condividi person_add.
    3. In basso, fai clic su Avanzate.
    4. Accanto alla persona con cui vuoi interrompere la condivisione del file o della cartella, fai clic su Rimuovi close.
    5. Fai clic su Salva modifiche.

    Eliminare un link a un file o una cartella di tua proprietà:

    Quando elimini un link a un file o una cartella di tua proprietà, tu e tutte le persone con cui lo condividi siete gli unici che possono ancora visualizzarlo.

    1. Su Drive, seleziona il file o la cartella a cui fa riferimento il link.
    2. Fai clic su Condividi person_add.
    3. Fai clic su Chiunque abbia il link in tua organizzazione > Disattivato - solo persone specifiche possono accedere.
    4. Fai clic su Fine.

    Dai Drive del team:

    Annullare la condivisione di file nella tua organizzazione:

    1. In un Drive del team, fai clic sul file di cui vuoi annullare la condivisione.
    2. Fai clic su Condividi person_add.
    3. Fai clic su Chi ha accesso.
    4. Accanto a Condivisione tramite link, fai clic su Disattiva slider-on.
    5. Fai clic su Fine.

    Annullare la condivisione di file con singoli utenti:

    1. In un Drive del team, fai clic sul file di cui vuoi annullare la condivisione.
    2. Fai clic su Condividi person_add.
    3. Fai clic su Chi ha accesso.
    4. Accanto alla persona, fai clic sulla freccia giù arrow_drop_down > Rimuovi.
    5. Fai clic su Fine.

    Nota: le impostazioni del gruppo possono avere la precedenza sulle impostazioni individuali. Pertanto, se tenti di annullare la condivisione di un file con una persona che fa parte di un'organizzazione o di un gruppo che ha accesso al file, quella persona potrà ancora accedervi.

    Da Sites:

    Interrompi la condivisione di un sito:

    1. Apri un sito e fai clic su Condividi person_add in alto.
    2. In Chi ha accesso, individua la persona che vuoi rimuovere.
    3. Accanto al nome della persona, fai clic su Elimina clear > Salva modifiche > Fine.

  • 3. Gestisci le nuove richieste di accesso

    Chiunque può richiedere l'accesso al documento inviandoti un'email e chiedendo l'accesso o facendo clic sul link al documento.

    Se l'utente non ha già accesso, vedrà il messaggio "È necessaria l'autorizzazione". Può fare clic su Richiedi accesso affinché tu riceva un'email con la richiesta di approvazione. Se vuoi condividere il documento con l'utente, segui le istruzioni nella Sezione 3: Condividi il documento.

  • 4. Guarda chi ha visualizzato il tuo documento

    1. In Documenti, Fogli o Presentazioni, apri il file.
      Nota: devi avere accesso in modifica al file per visualizzare i dati nella Dashboard attività.
    2. Fai clic su Strumenti > Dashboard attività.
    3. Puoi visualizzare informazioni relative all'attività sul tuo file, tra cui:
      • Scheda Condiviso con: le persone con cui hai condiviso il file.
      • Scheda Tutti i visualizzatori (organizzazione): le persone della tua organizzazione che hanno visualizzato il file.
      • Scheda Tendenza di visualizzazione: un grafico dei visualizzatori nel tempo.
    4. Se non vuoi che la cronologia delle visualizzazioni sia visibile nella Dashboard attività, fai clic su Impostazioni privacy e scegli un'opzione: (facoltativo)
      • Disattiva la cronologia delle visualizzazioni per tutti i file: in Impostazioni account, disattiva Mostra la mia cronologia delle visualizzazioni per tutti i file di Documenti, Fogli e Presentazioni.
      • Disattiva la cronologia delle visualizzazioni per un solo file: in Impostazioni documento, disattiva Mostra la mia cronologia delle visualizzazioni per questo documento.
    5. Fai clic su Salva.