Che cosa puoi fare con Calendar?

Con Google Calendar puoi programmare velocemente riunioni ed eventi e ricevere promemoria per le attività imminenti in modo da essere sempre al corrente dei prossimi impegni. Calendar è pensato per i team, per questo è facile condividere il tuo programma con gli altri e creare più calendari da utilizzare insieme agli altri membri.

Che cosa ti serve:

Un account G Suite

10 minuti

Desideri passare a Calendar da un altro programma? Può essere utile consultare anche Passaggio a Google Calendar da Outlook o Passaggio a Google Calendar da IBM Notes.

Nota. Se il tuo amministratore non ha già eseguito la migrazione del tuo vecchio calendario, ti consigliamo di importare il calendario precedente prima di iniziare questo tutorial.

Che cosa puoi fare con Google Calendar
1

Pianifica gli eventi

In Calendar è facile pianificare le attività straordinarie, come le conferenze, e gli eventi ricorrenti, come le riunioni del personale. Quando ricevi un invito a un evento di qualcun altro puoi far sapere a tutti se parteciperai con un semplice clic.

In questa sezione:

1.1

Crea un evento

Per creare un evento in Calendar:

  1. Vai a calendar.google.com.
  2. Fai clic su CREA.
Crea un evento
1.2

Invita persone e prenota sale e risorse

Per invitare gli utenti a un evento:

  1. Nella pagina Dettagli evento, individua la sezione Aggiungi e fai clic su Invitati.

  2. Digita le prime lettere del nome di un utente o dell'indirizzo email nella casella. Gli indirizzi corrispondenti presenti nella directory dell'organizzazione vengono visualizzati mentre digiti.

  3. Fai clic su un suggerimento per aggiungere la persona all'evento. Se non viene visualizzato alcun suggerimento, digita l'indirizzo email completo dell'invitato e fai clic su Aggiungi.

Puoi anche aggiungere un indirizzo di mailing list di Google Gruppi per invitare con una sola operazione un ampio gruppo di persone, anche tutto il tuo team (ad esempio: marketing@solarmora.com) o tutta l'organizzazione (ad esempio: tutti@solarmora.com).

Per prenotare sale e risorse* per il tuo evento:

  1. Nella pagina Dettagli evento, individua la sezione Aggiungi e fai clic su Sale riunioni e altro.

  2. (Facoltativo) Per visualizzare solo le risorse disponibili, seleziona Mostra solo disponibili.

  3. Inizia a digitare il nome della sala o della risorsa e fai clic su un suggerimento. Oppure sfoglia l'elenco delle risorse e fai clic su Aggiungi accanto alla risorsa disponibile desiderata.

*Il tuo amministratore di G Suite deve prima configurare le risorse di Calendar per la tua organizzazione.

Invita persone e prenota sale e risorse
1.3

Scegli la data e l'ora dell'evento

Per scegliere la data e l'ora dell'evento, fai clic sulle caselle della data e dell'ora, quindi stabilisci quando inizierà e finirà l'evento.

Per impostare un evento ricorrente, come le riunioni settimanali:

  1. Seleziona Ripeti e specifica come desideri pianificare gli eventi ricorrenti.

  2. Fai clic su SALVA

Se gli invitati sono numerosi, puoi vedere rapidamente quando ognuno di loro è disponibile. Fai clic su Orari suggeriti sotto l'elenco degli invitati per visualizzare un elenco di orari in cui tutti possono partecipare. Oppure fai clic sulla scheda Trova un orario per sovrapporre i calendari degli invitati, quindi seleziona un orario che non sia in conflitto con i programmi degli altri.

Scegli la data e l'ora dell'evento
1.4

Salva e aggiorna gli eventi

Quando hai terminato di inserire i dati, salva l'evento:

  1. Fai clic su SALVA

  2. Nel popup fai clic su Invia per inviare una notifica email agli invitati oppure su Non inviare se non desideri informare ancora gli invitati.

Per aggiornare gli eventi esistenti:

  1. Fai clic sull'evento in Calendar.

  2. Fai clic su Modifica evento per apportare modifiche come l'aggiornamento dell'orario o invitare altre persone. Potrai anche vedere quali invitati hanno accettato di partecipare.

  3. Fai clic su SALVA

Salva e aggiorna gli eventi
1.5

Rispondi agli inviti

Quando ricevi un invito per un evento, esso compare nel calendario.

Per rispondere a un invito in Calendar:

  1. Nella griglia del calendario fai clic sull'evento.

  2. Nella finestra di dialogo, seleziona la tua risposta. Oppure, se desideri includere una breve nota con la tua risposta, fai clic su Altri dettagli, seleziona la tua risposta, digita la nota e fai clic su Salva.

  3. Puoi modificare la tua risposta in qualsiasi momento facendo clic su Altri dettagli > Aggiungi una nota o una modifica alla tua risposta.

Riceverai un invito via email. Se utilizzi Gmail, per rispondere all'invito puoi fare clic su RSVP nel tuo elenco di messaggi o su un'opzione di risposta nel messaggio.

Rispondi agli inviti
1.6

Visualizza e ripristina gli eventi eliminati

Ripristina un evento eliminato per errore o rimuovi in maniera definitiva gli eventi eliminati.

Per visualizzare e ripristinare eventi eliminati*:

  1. In Calendar, apri l'elenco I miei calendari.
  2. Passa il mouse sopra il calendario e, accanto al nome, fai clic su Freccia del menu a discesa di Calendar > Cestino.
  3. Seleziona la casella di controllo accanto all'evento da modificare, quindi effettua una delle seguenti operazioni:
    • Per ripristinare un evento eliminato, fai clic su Ripristina eventi selezionati.
    • Per eliminare definitivamente l'evento, fai clic su Elimina in modo permanente.
  4. (Facoltativo) Per eliminare tutti gli eventi del cestino, nella parte superiore fai clic su Svuota il cestino adesso.

*Per visualizzare e gestire gli eventi eliminati degli altri calendari, devi disporre delle autorizzazioni per "Apportare modifiche agli eventi" o "Fare modifiche e gestire opzioni di condivisione" per tali calendari.

Nota. Gli eventi eliminati restano nel cestino del calendario per 30 giorni.

2

Aggiungi promemoria per gli eventi

Per assicurarti di non dimenticare mai un evento, imposta le notifiche. Puoi ricevere promemoria per gli eventi via email, sul telefono o sul computer.

In questa sezione:

2.1

Configura impostazioni di notifica predefinite

  1. Fai clic su e seleziona Impostazioni.

  2. Nella parte superiore, fai clic sulla scheda Calendari.

  3. Fai clic su Modifica notifiche accanto al nome del tuo calendario.

  4. Scegli come e quando desideri ricevere una notifica per i diversi eventi e aggiornamenti.

  5. Fai clic su SALVA

Configura impostazioni di notifica predefinite
2.2

Aggiungi o modifica le notifiche per un evento specifico

Ti serve ancora un po' di tempo per preparare un evento importante? Oppure hai deciso che non hai bisogno di un promemoria per una determinata attività? Non è necessario modificare le impostazioni di notifica predefinite; è sufficiente aggiungere o aggiornare i promemoria per quell'evento particolare:

  1. Fai clic sull'evento del calendario e seleziona Modifica evento (per gli eventi senza invitati) oppure Altri dettagli (per gli eventi con più invitati).

  2. Nella sezione Notifiche scegli come desideri ricevere il promemoria per l'evento.

  3. (Facoltativo) Per aggiungere più notifiche, fai clic su Aggiungi una notifica.

  4. (Facoltativo) Per rimuovere una notifica, fai clic su accanto alla notifica che desideri rimuovere.

  5. Fai clic su SALVA

Aggiungi o modifica le notifiche per un evento specifico
3

Condividi e visualizza

Condividi il calendario con i collaboratori, la famiglia e gli amici, così che possano vedere facilmente quando sei disponibile. Tu potrai fare lo stesso guardando i calendari degli altri.

In questa sezione:

3.1

Condividi il calendario

Per scegliere con chi condividere i tuoi calendari e quali informazioni possono essere visibili:

  1. Fai clic su Freccia del menu a discesa di Calendar accanto al nome del tuo calendario.

  2. Fai clic su Condividi questo calendario.

  3. Inserisci gli indirizzi email e imposta le autorizzazioni per gli utenti con cui desideri eseguire la condivisione.

  4. Fai clic su Salva.

Condividi il calendario

Per condividere il calendario con persone che non utilizzano Google Calendar:

  1. Fai clic su Freccia del menu a discesa di Calendar accanto al nome del tuo calendario.

  2. Fai clic su Impostazioni calendario.

  3. Scorri fino a Indirizzo calendario, fai clic su una delle opzioni per ricevere un link che puoi condividere. Ad esempio, per consentire a qualcuno di visualizzare il tuo calendario in qualsiasi browser web, fai clic su e condividi l'URL visualizzato nel popup.

  4. Fai clic su OK > Salva.

Condividi il calendario
3.2

Visualizza i calendari di altri utenti

Vuoi sapere se qualcuno è disponibile per la riunione?

Per visualizzare i calendari di altre persone:

  1. In Altri calendari inizia a digitare il nome o l'indirizzo dell'utente nella casella Aggiungi calendario.

  2. Seleziona l'utente dall'elenco:

    • Se l'utente ha condiviso il suo calendario, verrà visualizzato nel tuo elenco Altri calendari. Inoltre, gli eventi di quella persona saranno visibili nel tuo calendario.
    • Se la persona non ha condiviso il suo calendario o non utilizza Google Calendar, verrà visualizzata una finestra di dialogo. Compila la richiesta e fai clic su Invia invito.
  3. Fai clic sulla casella a sinistra del nome dell'utente nel tuo elenco Altri calendari per nascondere o visualizzare i suoi eventi sul tuo calendario. Pianifica velocemente gli eventi controllando la disponibilità dei colleghi o sovrapponendo i loro calendari sul tuo in un'unica visualizzazione.

Quando hai completato la consultazione dei calendari degli altri, fai clic su accanto al tuo calendario e seleziona Visualizza solo questo calendario per tornare a visualizzare solo il tuo calendario.

Visualizza i calendari di altri utenti
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Crea un calendario del team

Puoi creare altri calendari oltre al tuo per monitorare i programmi e gestire i progetti. Ad esempio, puoi creare un calendario per monitorare informazioni quali piani ferie e date dei viaggi di lavoro dei membri di un team. Se puoi vedere le informazioni di disponibilità di tutti in un solo calendario, ti sarà facile:

  • Sapere chi è in ufficio se devi chiedere qualcosa o parlare con qualcuno.
  • Pianificare eventi e riunioni con tutto il team.
  • Assegnare attività e progetti in base alla disponibilità.

In questa sezione:

4.1

Crea un calendario del team

Per creare un calendario per il team:

  1. Fai clic su accanto a I miei calendari e seleziona Crea nuovo calendario.

  2. Attribuisci un nome al calendario, inserisci il tuo fuso orario e aggiungi una descrizione per informare il team sulle finalità del calendario.

  3. Seleziona la casella Condividi questo calendario con altri e condividilo con tutti nella tua organizzazione.

  4. Inserisci i singoli indirizzi email delle persone autorizzate a modificare o gestire il calendario e imposta i livelli di autorizzazione.

  5. Fai clic su Crea calendario.

Puoi creare tutti i calendari che desideri seguendo la stessa procedura.

Crea un calendario del team
5

Personalizza

Ora che sai come utilizzare tutte le funzioni fondamentali di Calendar, puoi personalizzarlo ulteriormente per adattarlo al tuo metodo di lavoro.

In questa sezione:

5.1

Scegli la vista del calendario

Puoi scegliere quanti giorni visualizzare per volta nella vista del calendario o visualizzare il calendario in modalità agenda per vedere un elenco degli eventi. Seleziona l'opzione che preferisci nell'angolo superiore del calendario.

Scegli la vista del calendario
5.2

Modifica i colori degli eventi

Cambiare i colori degli eventi è utile per distinguere i calendari quando ne sovrapponi diversi sulla stessa schermata.

Per cambiare il colore degli eventi sul tuo calendario o su quelli degli altri:

  1. Fai clic su accanto al nome del calendario.

  2. Seleziona il colore desiderato dalla tavolozza.

Modifica i colori degli eventi

Passaggi successivi

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Altre risorse per la formazione

Aggiungi allegati ai tuoi eventi, imposta le ore in cui è possibile contattarti, crea calendari per la collaborazione con il team e altro ancora.

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