Che cosa puoi fare con il nuovo Calendar

Con Google Calendar puoi programmare velocemente riunioni ed eventi e ricevere promemoria per le attività imminenti in modo da essere sempre al corrente dei prossimi impegni. Calendar è pensato per i team, per questo è facile condividere il tuo programma e creare più calendari da utilizzare insieme agli altri utenti.

Che cosa ti serve:

account_circle Un account G Suite

schedule 10 minuti

Stai passando a Calendar da un altro programma? Può essere utile consultare anche Passaggio a Google Calendar da Outlook o Passaggio a Google Calendar da IBM Notes.

Che cosa puoi fare con Google Calendar
1

Pianifica gli eventi

In Calendar è facile programmare le attività straordinarie, come le conferenze, e gli eventi ricorrenti, come le riunioni del personale. Quando ricevi un invito a un evento, puoi far sapere a tutti se parteciperai con un semplice clic.

In questa sezione imparerai come:

1.1

Crea un evento

  1. In calendar.google.com, fai clic su un intervallo di tempo vuoto nella griglia del calendario e scegli Evento. Puoi anche fare clic su Crea
    add
    .
  2. Per creare un evento utilizzando un altro calendario, fai clic sulla freccia giù arrow_drop_down accanto al tuo nome e seleziona un calendario. (facoltativo)
  3. Aggiungi titolo, data e ora dell'evento e fai clic su Altre opzioni o su   SALVA.
Crea un evento
1.2

Invitare persone

  1. Apri l'evento.
  2. Nella scheda Invitati, vai ad Aggiungi invitati e inserisci nella casella le prime lettere del nome o dell'indirizzo email di una persona.

    Man mano che digiti, vengono visualizzati nomi e indirizzi corrispondenti che si trovano nella directory della tua organizzazione.

    Suggerimento: puoi anche aggiungere l'indirizzo di una mailing list di Google Gruppi per invitare molte più persone contemporaneamente. Per ulteriori informazioni sull'invito di gruppi composti da molte persone, vedi Gestisci eventi con molte persone in Calendar.
  3. Fai clic su un suggerimento per aggiungere quella persona all'evento. Se non vengono visualizzati suggerimenti, inserisci l'indirizzo completo dell'invitato.
  4. Per segnare la partecipazione di un invitato come facoltativa, passa il mouse sopra il nome dell'invitato e fai clic su Segna come facoltativo person. (facoltativo)
  5. Per consentire agli invitati di modificare l'evento, invitare altri utenti o vedere l'elenco degli invitati, seleziona le caselle appropriate nella sezione Gli invitati possono. (facoltativo)

Nota: se crei un evento in Calendar e non concedi agli invitati l'autorizzazione per modificare un evento, questi non potranno cambiare la data o l'ora dell'evento nel proprio calendario.

Invita persone e prenota sale e risorse
1.3

Prenota una sala e le risorse

Nota: se non vedi le risorse, i dettagli o i suggerimenti automatici sulle sale, l'amministratore di G Suite potrebbe non avere impostato queste funzionalità per la tua organizzazione.

  1. Apri un evento.
  2. Fai clic sulla scheda Sale. In base al tuo luogo di lavoro, al numero di partecipanti e alle prenotazioni di sale precedenti, verranno automaticamente visualizzati dei suggerimenti.
  3. Se devi modificare i criteri relativi alla sala riunioni:
    • Fai clic su Persone people per specificare le dimensioni richieste per la sala.
    • Fai clic su Videochiamata videocam per specificare le attrezzature necessarie per una videoconferenza.
    • Fai clic su Telefono local_phone per specificare le attrezzature necessarie per un'audioconferenza.
  4. Posiziona il puntatore del mouse sulla sala che soddisfa i tuoi criteri e seleziona la casella corrispondente.
  5. Se non vedi una sala adatta:
    1. Nella casella di ricerca, inserisci il nome di un'altra risorsa o di un edificio, il piano o un'attrezzatura per videoconferenze (ad esempio Chromebox per videoconferenze). Man mano che inserisci il testo, vedrai i risultati sotto la casella di ricerca.
    2. Posiziona il puntatore del mouse su una sala per visualizzarne i dettagli, come la capacità, la posizione, l'attrezzatura e le caratteristiche.
    3. Quando trovi la sala che cerchi, posiziona il puntatore del mouse su di essa e seleziona la casella.
Scegli la data e l'ora dell'evento
1.4

Aggiungere i dettagli dell'evento, videoconferenze e allegati

  1. Scegli un fuso orario.
  2. Imposta un evento ricorrente.
  3. Trova un orario: trova un orario in cui i tuoi colleghi sono disponibili per partecipare a una riunione.
  4. Aggiungi i dettagli dell'evento: aggiungi il luogo della riunione, invia notifiche dell'evento e molto altro.
  5. Aggiungi una videoconferenza: aggiungi una riunione video al tuo evento.
  6. Aggiungi una descrizione dell'evento: aggiungi dettagli come le informazioni di contatto, le istruzioni o i link all'evento. Formatta la descrizione aggiungendo grassetto, corsivo o sottolineatura oppure aggiungi elenchi e link.
  7. Aggiungi allegati: allega filecome documenti o presentazioni ai tuoi eventi.
Salva e aggiorna gli eventi
1.5

Salvare e aggiornare gli eventi

Una volta inseriti tutti i dettagli, salva l'evento e invia gli inviti.

Salva il tuo evento:

  1. Fai clic su SALVA.
  2. Fai clic su Invia per inviare una notifica via email agli invitati oppure fai clic su Non inviare per non avvisarli ancora.
  3. Se stai invitando persone che non fanno parte della tua organizzazione, fai clic su Invita ospiti esterni per informarli oppure su Continua a modificare per inviare la notifica in un secondo momento.

Aggiorna un evento esistente:

Puoi invitare altre persone, cambiare il luogo della riunione e altro ancora.

  1. Nella griglia di Calendar, fai clic sull'evento > Modifica mode_edit.
  2. Se vuoi invitare altre persone, cambiare il luogo della riunione o aggiungere allegati, apporta le modifiche e fai clic su SALVA.

Nota: se l'organizzatore dell'evento non ti ha concesso autorizzazioni di modifica, non puoi cambiare l'orario o la durata dell'evento.

]
1.6

Rispondi agli eventi

Quando ricevi un invito per un evento, l'invito viene visualizzato nel calendario. Ricevi gli inviti via email anche se ti iscrivi alle notifiche email. Se utilizzi Gmail, puoi rispondere all'invito facendo clic su Rispondi nell'email di invito.

Rispondi a un invito:

  1. Nella griglia di Calendar, fai clic su un evento per visualizzarlo in anteprima.
  2. Nella parte inferiore della finestra di anteprima dell'evento, seleziona una risposta. Le opzioni per la risposta sono disponibili solo nella finestra di anteprima, non sono disponibili nella finestra dei dettagli dell'evento.
  3. Per aggiungere una nota o proporre un nuovo orario per la riunione, fai clic sulla freccia giù keyboard_arrow_down in basso a destra e scegli un'opzione. (facoltativo)

Nota: tutti gli invitati possono proporre un nuovo orario, tranne per gli eventi con più di 200 invitati o che durano tutto il giorno.

Nessuno
1.7

Controlla la partecipazione degli invitati

Se devi monitorare la partecipazione all'evento, puoi vedere immediatamente chi ha accettato o rifiutato l'invito e chi ha proposto un nuovo orario per la riunione.

Verifica la partecipazione degli invitati:

  1. Nella griglia di Calendar, fai clic sull'evento.
  2. Accanto a ogni invitato puoi vedere la relativa risposta. Per vedere le risposte potrebbe essere necessario fare clic sulla freccia giù arrow_drop_down.

Rispondi a una proposta di cambiamento di orario per la riunione:

  1. Nella griglia di Calendar, fai clic sull'evento.
  2. Nella sezione Invitati, vai alla proposta e fai clic su Rivedi orario proposto.
  3. Per accettare il nuovo orario proposto, fai clic su Salva.
  4. Per inviare agli invitati una notifica sul nuovo orario, fai clic su Invia. (facoltativo)
Nessuno
1.8

Eliminare e ripristinare eventi

Elimina un evento:
  • Fai clic sull'evento nella griglia del calendario e fai clic su Rimuovi delete.
Ripristina un evento eliminato per errore o rimuovi in maniera definitiva gli eventi eliminati:
  1. Per trovare l'evento eliminato, fai clic su Impostazioni settings > Cestino.
  2. Passa il mouse sopra l'evento e scegli un'opzione:
    • Per ripristinare l'evento, seleziona la casella accanto all'evento e fai clic su Restore undo (Ripristina).
    • Per eliminare definitivamente l'evento, seleziona la casella accanto all'evento e fai clic su Delete delete (Elimina).
  3. Per eliminare tutti gli eventi del cestino, fai clic su Svuota cestino in alto a destra. (facoltativo)

Nota: gli eventi eliminati restano nel cestino del calendario per circa 30 giorni.

Nessuno
2

Crea promemoria

Per ricordarti di eseguire un'attività inclusa nell'elenco, aggiungi un promemoria personale.

In questa sezione imparerai come:

2.1

Creare un promemoria personale

Se non vedi la voce Promemoria, sotto I miei calendari, accanto a Tasks, fai clic su
Opzioni more_vert > Passa a Promemoria.

  1. Nella griglia di Calendar, fai clic su un intervallo di tempo e scegli Promemoria.
  2. Aggiungi un titolo e scegli una data e un'ora.
  3. Per selezionare la frequenza del promemoria, fai clic su Non si ripete e seleziona un'opzione. (facoltativo)
  4. Se vuoi che il promemoria duri tutto il giorno, seleziona la casella Tutto il giorno. (facoltativo)
  5. Fai clic su SALVA.

Nota: i promemoria che crei in Google Calendar o Google Keep vengono visualizzati anche in Calendar.

Configura impostazioni di notifica predefinite
2.2

Modificare un promemoria personale

  1. Scegli un'opzione:
    • Se hai un solo promemoria in un intervallo di tempo, fai clic sul promemoria e scegli Modifica mode_edit.
    • Se hai più promemoria nello stesso intervallo di tempo, fai clic sull'area dei promemoria, passa il mouse sopra il promemoria e scegli Modifica mode_edit.
  2. Aggiorna i dettagli e fai clic su SALVA.
Aggiungi o modifica le notifiche per un evento specifico
2.3

Completare o rimuovere un promemoria personale

Puoi rimuovere un promemoria dal calendario contrassegnandolo come completato, eliminandolo o nascondendo temporaneamente tutti i promemoria.

Contrassegna un promemoria come completato:
  • Se hai un solo promemoria in un intervallo di tempo, fai clic sul promemoria e scegli Contrassegna come completato.
  • Se hai più promemoria nello stesso intervallo di tempo, fai clic sull'area dei promemoria, passa il mouse sopra il promemoria e scegli Contrassegna come completato check.
Elimina un promemoria:
  • Se hai un solo promemoria in un intervallo di tempo, fai clic sul promemoria e scegli Elimina delete.
  • Se hai più promemoria nello stesso intervallo di tempo, fai clic sull'area dei promemoria, passa il mouse sopra il promemoria e scegli Elimina delete.
Nascondi tutti i promemoria:

A sinistra, sotto I miei calendari, deseleziona la casella Promemoria.

Nessuno
3

Condividi e visualizza i calendari

Condividi il calendario con i collaboratori, la famiglia e gli amici, così che possano vedere facilmente quando sei disponibile. Tu potrai fare lo stesso guardando i calendari degli altri.

In questa sezione:

3.1

Condividi il calendario

1 Scegli se condividere il tuo calendario pubblicamente o solo con la tua organizzazione:
  1. Fai clic su Impostazioni settings > Impostazioni.
  2. Seleziona il tuo calendario sulla sinistra e fai clic su Autorizzazioni all'accesso.
  3. Scegli come preferisci condividere il calendario:
    • Se vuoi che il calendario sia disponibile pubblicamente sul Web, seleziona la casella Rendi disponibile pubblicamente.
    • Se vuoi che il calendario sia disponibile solo per la tua organizzazione, seleziona la casella Rendi disponibile per nome organizzazione.
  4. Accanto a ogni autorizzazione di condivisione, fai clic sulla freccia giù arrow_drop_down e scegli se vuoi visualizzare le informazioni sulla disponibilità.
2 Consenti ad altre persone di visualizzare il tuo calendario in un browser web:

Puoi ottenere un link HTML al tuo calendario da condividere con altre persone.

  1. Fai clic su Impostazioni settings > Impostazioni.
  2. Seleziona il tuo calendario sulla sinistra e fai clic su Autorizzazioni all'accesso.
  3. Per inviare un link HTML condivisibile ad altre persone, fai clic su Ottieni link condivisibile > Copia link.
  4. Incolla e invia il link.
3 Condividi il tuo calendario con persone specifiche e scegli quali informazioni possono visualizzare:

Quando condividi il tuo calendario con qualcuno, puoi decidere il modo in cui questa persona visualizza i tuoi eventi e se può apportare modifiche, ad esempio aggiungendo o modificando eventi.

  1. Fai clic su Impostazioni settings > Impostazioni.
  2. A sinistra, seleziona il tuo calendario e fai clic su Condividi con persone specifiche.
  3. Fai clic su Aggiungi persone e inserisci l'indirizzo email o il nome delle persone con cui vuoi condividere il calendario.
  4. Scegli un'opzione di condivisione:
    • Vedere solo disponibile/occupato (nascondi dettagli)
    • Vedere tutti i dettagli dell'evento
    • Apportare modifiche agli eventi
    • Apportare modifiche e gestire opzioni di condivisione
4 Condividi il tuo calendario con persone che non utilizzano Google Calendar:
  1. Nella sezione Condividi con persone specifiche, fai clic su Aggiungi persone.
  2. Inserisci l'indirizzo email o il nome delle persone con cui vuoi condividere il calendario.
  3. Fai clic su Invia.
  4. Se la persona con cui stai condividendo il calendario non utilizza Calendar, fai clic su Invita per inviarle un invito a utilizzarlo.
Condividi il calendario
3.2

Visualizza i calendari di altri utenti

Vorresti sapere se qualcuno è disponibile per una riunione? Aggiungi il calendario di un membro del team per vedere a colpo d'occhio il suo programma.

    Aggiungi il calendario di un membro del team:
  1. A sinistra, fai clic su Aggiungi calendario e inizia a inserire il nome o l'indirizzo email della persona.
  2. Seleziona la persona dall'elenco.
  3. Se la persona ha configurato il suo calendario per la condivisione, questo verrà visualizzato nell'elenco dei calendari. Inoltre, gli eventi di quella persona saranno visibili nel tuo calendario.
  4. Se la persona non utilizza Google Calendar, aggiungi una richiesta e fai clic su Invia invito.
  5. Programma velocemente gli eventi controllando la disponibilità dei colleghi:
    • Per visualizzare il calendario di un collega accanto al tuo, seleziona la casella accanto al suo nome.
    • Per visualizzare i calendari di diversi colleghi contemporaneamente, seleziona le caselle accanto ai loro nomi. Nella casella di selezione delle visualizzazioni in alto a destra, fai clic su Giorno. I calendari vengono visualizzati l'uno accanto all'altro, così puoi vedere facilmente quando sono tutti liberi nello stesso momento.
  6. Per visualizzare solo il tuo calendario, passa il mouse sopra il suo nome e fai clic su Opzioni more_vert > Mostra solo questo. (facoltativo)
Visualizza i calendari di altri utenti
3.3

Creare un calendario condiviso

Puoi creare altri calendari condivisi oltre al tuo per monitorare le attività di gruppo, come i programmi dei progetti o le vacanze dei colleghi.

Crea un calendario del team:
  1. A sinistra, accanto ad Aggiungi calendario, fai clic su Aggiungi add > Nuovo calendario.
  2. Assegna un nome al calendario e aggiungi una descrizione.
  3. Fai clic su Fuso orario e seleziona il tuo fuso orario.
  4. Fai clic su Crea calendario. Il nuovo calendario viene visualizzato sotto I miei calendari.
  5. Passa il mouse su qualsiasi calendario e fai clic su Opzioni more_vert > Impostazioni per aggiornare le preferenze. (facoltativo)

Nota: puoi creare tutti i calendari che vuoi seguendo la stessa procedura.

Nessuno
3.4

Importare ed esportare eventi e calendari

Puoi importare informazioni sugli eventi nel tuo calendario o esportare i calendari. Ulteriori informazioni sull'importazione di eventi in Calendar.

Importa le informazioni sugli eventi:
  1. A sinistra, accanto ad Aggiungi calendario, fai clic su Aggiungi add > Importa.
  2. Fai clic su Seleziona il file dal computer, seleziona il file e scegli Apri.
  3. Fai clic su Importa. L'evento o gli eventi importati verranno visualizzati nel tuo calendario.
Esporta i tuoi calendari:
  1. Fai clic su Impostazioni settings > Impostazioni.
  2. A sinistra, fai clic su Importazione ed esportazione.
  3. Nella sezione Esporta, fai clic su Esporta.

Sul computer viene scaricato un file ZIP contenente i singoli file ICS per ciascun calendario. Per importare di nuovo i file in Calendar, estrai i singoli file ICS dal file ZIP e importali uno alla volta.

Nessuno
3.5

Eliminare un calendario

  1. Fai clic su Impostazioni settings > Impostazioni.
  2. Seleziona il calendario da eliminare e scorri fino in fondo.
  3. Nella sezione Rimuovi calendario, scegli un'opzione:
    • Fai clic su Annulla iscrizione se vuoi annullare l'iscrizione a calendari di sola lettura.
    • Fai clic su Elimina se vuoi eliminare i calendari di tua proprietà.
Nessuno
4

Personalizzare il calendario

Ora che sai come utilizzare tutte le funzionalità principali di Calendar, puoi personalizzarlo ulteriormente per adattarlo al tuo metodo di lavoro.

In questa sezione imparerai come:

4.1

Gestire le notifiche di eventi

Puoi decidere come gestire le notifiche per gli eventi imminenti.

Gestisci le notifiche di eventi:
  1. Fai clic su Impostazioni settings > Impostazioni.
  2. A sinistra, sotto Impostazioni generali, fai clic su Impostazioni evento.
  3. Fai clic su Notifiche e seleziona una delle seguenti opzioni:
    • Disattivata
    • Notifiche desktop
    • Avvisi
  4. Per configurare un suono per le notifiche in arrivo, seleziona la casella Riproduci suoni di notifica.
  5. A sinistra, seleziona il tuo calendario e fai clic su Notifiche generali per scegliere i tipi di notifiche di eventi che vuoi ricevere.
  6. In corrispondenza di ogni opzione, fai clic sulla freccia giù arrow_drop_down accanto a Email per stabilire se vuoi attivare o disattivare le notifiche.
Imposta le notifiche per eventi specifici:
  1. Fai clic sull'evento e scegli Modifica mode_edit.
  2. Accanto a Notifiche notifications, seleziona Email o Notifica.
  3. Seleziona un periodo di tempo per le notifiche.
  4. Se vuoi aggiungere un'altra notifica, fai clic su Aggiungi notifica e ripeti i passaggi 2 e 3. (facoltativo)
Crea un calendario del team
4.2

Scegli la vista del calendario

Puoi scegliere il numero di giorni da visualizzare contemporaneamente nel calendario. Seleziona l'opzione più adatta alle tue esigenze nella parte superiore del calendario.

Scegli la visualizzazione del calendario:

Nella casella del selettore delle visualizzazioni in alto a destra, fai clic sulla freccia giù arrow_drop_down e scegli un'opzione:

  • Visualizza un calendario in base al giorno, alla settimana, al mese o all'anno
  • Visualizza il tuo programma
  • Mostra o nascondi i fine settimana
  • Mostra o nascondi gli eventi rifiutati
  • Affianca più calendari nella visualizzazione Giorno: scegli la visualizzazione Giorno e seleziona le caselle accanto ai calendari che vuoi vedere.

Per visualizzare il calendario del giorno successivo o precedente, accanto a Oggi, fai clic su Giorno successivo keyboard_arrow_right o Giorno precedente keyboard_arrow_left.

Gestisci le impostazioni di visualizzazione del calendario:

  1. Fai clic su Impostazioni settings > Impostazioni.
  2. A sinistra, sotto Impostazioni generali, fai clic su Opzioni di visualizzazione.
  3. A seconda della visualizzazione desiderata, seleziona o deseleziona le seguenti caselle:
    • Mostra fine settimana
    • Mostra eventi rifiutati
    • Riduci la luminosità degli eventi passati
    • Visualizza i calendari affiancati nella visualizzazione Giorno
  4. Fai clic su Inizia la settimana di e scegli quando iniziare la settimana.
  5. Vai al campo Imposta visualizzazione personalizzata e fai clic sulla freccia giù arrow_drop_down per scegliere il numero di giorni della settimana che vuoi visualizzare nel calendario.
  6. Vai al campo Calendari alternativi e fai clic sulla freccia giù arrow_drop_down per scegliere un calendario alternativo.
Nessuno
4.3

Modificare l'aspetto del calendario

Modificare l'aspetto del calendario può essere utile quando hai diversi calendari sovrapposti nella stessa schermata.

Modifica la densità e il set di colori del calendario:

  1. Fai clic su Impostazioni settings > Densità e colore.
  2. Fai clic su Densità delle informazioni > Compatta o Adattabile al tuo schermo.
  3. Fai clic su Set di colori > Stile moderno (con testo bianco) o Stile classico (con testo nero).
  4. Fai clic su FINE.
Modifica il set di colori del calendario:

A sinistra, passa il mouse sopra il calendario e fai clic su Opzioni more_vert > seleziona un colore dalla tavolozza.

Modifica il colore di un evento: fai clic con il pulsante destro del mouse su un evento e seleziona un nuovo colore.

Nota: se cambi il colore di un evento, il colore originale è rappresentato da una linea verticale sul lato sinistro dell'evento.

Nessuno

Passaggi successivi

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