Guida introduttiva all'utilizzo dei Drive condivisi

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Che cosa puoi fare con i Drive condivisi

I Drive condivisi sono spazi condivisi in cui i team possono facilmente archiviare, cercare e accedere ai file ovunque si trovino e da qualsiasi dispositivo.

A differenza dei file in Il mio Drive, i file dei Drive condivisi appartengono al team e non a un singolo utente. Anche se un membro lascia il team, i file rimangono esattamente dove sono, in modo che il team possa continuare a condividere le informazioni per lavorare.

Importante: la funzionalità Drive condivisi è disponibile solo con le edizioni G Suite Enterprise, G Suite Business o G Suite Education. Se non vedi Drive condivisi su Google Drive, è possibile che questa funzionalità non sia disponibile per la tua organizzazione. Per maggiori dettagli, contatta l'amministratore di G Suite.

Hai dubbi su quando sia più opportuno utilizzare Il mio Drive o un Drive condiviso?

Prova a porti queste domande:

  • I file interessano la maggior parte o tutti i membri di un determinato team di progetto?
  • I file condividono un tema coerente?

Se hai risposto "sì" a entrambe le domande, è preferibile creare un nuovo Drive condiviso. Se i file riguardano diversi progetti, crea più Drive condivisi.

Per un confronto tra Il mio Drive e i Drive condivisi, vedi questa domanda frequente su Drive: Qual è la differenza tra Il mio Drive e i Drive condivisi?.

Che cosa ti serve:

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schedule Dieci minuti

1

Configurare un Drive condiviso

1.1

Creare un Drive condiviso

  1. Apri Google Drive.
  2. A sinistra, fai clic su Drive condivisi.
  3. In alto, fai clic su   Nuovo .
  4. Inserisci un nome e fai clic su Crea.

1.2

Aggiungere i membri e impostare i livelli di accesso

Quando aggiungi nuovi membri, questi ricevono l'accesso Gestore dei contenuti. Puoi cambiare il livello di accesso di un membro.

Nota: assegna ai membri che devono poter modificare i file su Drive File Stream l'accesso Gestore dei contenuti.

Autorizzazione

Responsabile

Gestore dei contenuti

Collaboratore

Commentatore

Visualizzatore

Autorizzazione

Può visualizzare file e cartelle

Responsabile

check

Gestore dei contenuti

check

Collaboratore

check

Commentatore

check

Visualizzatore

check

Autorizzazione

Può commentare i file

Responsabile

check

Gestore dei contenuti

check

Collaboratore

check

Commentatore

check

Visualizzatore

remove

Autorizzazione

Può modificare i file

Responsabile

check

Gestore dei contenuti

check

Collaboratore

check

Commentatore

remove

Visualizzatore

remove

Autorizzazione

Può creare e aggiungere file, può creare cartelle

Responsabile

check

Gestore dei contenuti

check

Collaboratore

check

Commentatore

remove

Visualizzatore

remove

Autorizzazione

Può aggiungere utenti a file specifici

Responsabile

check

Gestore dei contenuti

check

Collaboratore

check

Commentatore

remove

Visualizzatore

remove

Autorizzazione

Può ripristinare i file dal Cestino (entro 30 giorni)

Responsabile

check

Gestore dei contenuti

check

Collaboratore

check

Commentatore

remove

Visualizzatore

remove

Autorizzazione

Può spostare file da Il mio Drive a un Drive condiviso

Responsabile

check

Gestore dei contenuti

check

Collaboratore

check

Commentatore

remove

Visualizzatore

remove

Autorizzazione

Può spostare file all'esterno di un Drive condiviso o tra più Drive condivisi

Responsabile

check

Gestore dei contenuti

check

Collaboratore

remove

Commentatore

remove

Visualizzatore

remove

Autorizzazione

Può spostare file e cartelle nel Cestino

Responsabile

check

Gestore dei contenuti

check

Collaboratore

remove

Commentatore

remove

Visualizzatore

remove

Autorizzazione

Può spostare file e cartelle all'interno di un Drive condiviso

Responsabile

check

Gestore dei contenuti

check

Collaboratore

remove

Commentatore

remove

Visualizzatore

remove

Autorizzazione

Può aggiungere o rimuovere membri da un Drive condiviso

Responsabile

check

Gestore dei contenuti

remove

Collaboratore

remove

Commentatore

remove

Visualizzatore

remove

Autorizzazione

Può modificare i livelli di accesso dei membri

Responsabile

check

Gestore dei contenuti

remove

Collaboratore

remove

Commentatore

remove

Visualizzatore

remove

Autorizzazione

Può eliminare definitivamente i file nel Cestino

Responsabile

check

Gestore dei contenuti

remove

Collaboratore

remove

Commentatore

remove

Visualizzatore

remove

Aggiungere i membri e impostare i livelli di accesso:

È necessario l'accesso Responsabile

  1. A sinistra, fai clic su un Drive condiviso.
  2. In alto, sotto il nome del Drive condiviso, fai clic su +Aggiungi membri.
  3. Aggiungi nomi, indirizzi email o gruppi di Google Gruppi.
  4. Per cambiare il livello di accesso, accanto a Gestore dei contenuti, fai clic sulla freccia giù arrow_drop_down e scegli un livello. (facoltativo)
  5. Inserisci un messaggio. (facoltativo)
  6. Se non vuoi inviare una notifica ai nuovi membri, seleziona la casella Salta invio notifiche. (facoltativo)
  7. Fai clic su Invia o Aggiungi.
1.3

Cambiare i livelli di accesso dei membri

È necessario l'accesso Responsabile

  1. A sinistra, fai clic su un Drive condiviso.
  2. In alto, accanto al nome del Drive condiviso, fai clic sulla freccia giù arrow_drop_down > Gestisci membri.
  3. Accanto al nome di un membro, fai clic sulla freccia giù arrow_drop_down e seleziona un nuovo livello di accesso.
  4. Fai clic su Fine.
1.4

Rimuovere membri

È necessario l'accesso Responsabile

  1. A sinistra, fai clic su un Drive condiviso.
  2. In alto, accanto al nome del Drive condiviso, fai clic sulla freccia giù arrow_drop_down > Gestisci membri.
  3. Accanto al nome di un membro, fai clic sulla freccia giù arrow_drop_down e seleziona Rimuovi membro.
  4. Fai clic su Fine.

Nota: se rimuovi un utente da un Drive condiviso, questa persona potrebbe ancora avere accesso ai file condivisi in altri modi, ad esempio perché sono stati condivisi con tutti i membri della tua organizzazione mediante un link o una condivisione di gruppo.

2

Aggiungere file e cartelle

A questo punto puoi aggiungere file e cartelle al Drive condiviso.

In questa sezione imparerai come:

2.1

Creare le cartelle

Creare una nuova cartella:

  1. A sinistra, fai clic su un Drive condiviso.
  2. Fai clic su   Nuovo > Cartella.
  3. Digita un nome per la cartella e fai clic su Crea.

Note:

  • Per spostare in un Drive condiviso delle cartelle che sono già archiviate su Il mio Drive o su un altro Drive condiviso, contatta l'amministratore di G Suite.
  • Le sottocartelle devono avere le stesse autorizzazioni della cartella di livello principale.

Caricare una cartella esistente dal computer:

  1. A sinistra, fai clic su un Drive condiviso.
  2. Sul computer, trascina una cartella esistente su un Drive condiviso. Oppure, fai clic su   Nuovo > Caricamento cartella. Passa alla cartella e aprila.

2.2

Aggiungere e modificare file

Richiede almeno l'accesso Collaboratore

Tutti i file che aggiungi sono di proprietà del team. Se lasci il Drive condiviso, i file rimangono.

  1. A sinistra, fai clic su un Drive condiviso.
  2. Trascina un file esistente (di tua proprietà*) dal computer o da Il mio Drive a un Drive condiviso oppure fai clic su Nuovo e scegli un'opzione:
    • Per creare un file, seleziona il tipo di file che vuoi creare, ad esempio Documenti Google.
    • Per caricare un file, fai clic su Caricamento di file. Passa al file e aprilo.
  3. Fai doppio clic su un file per aprirlo e modificarlo.

*Se non hai la proprietà del file, ma hai l'accesso Può modificare in Drive, puoi spostarlo su un Drive condiviso se l'amministratore di G Suite ha attivato questa opzione.

Nota: per archiviare e accedere ai file su desktop, utilizza Drive File Stream. Vedi la Guida introduttiva all'utilizzo di Drive.

3

Gestire file e cartelle

Trova suggerimenti su come strutturare un Drive condiviso e come creare e trovare i file.

In questa sezione:

3.1

Aggiungere i file importanti a Speciali

Contrassegna i file o le cartelle importanti in modo da trovarli rapidamente in un secondo tempo. Devi solo fare clic su un file o una cartella con il pulsante destro del mouse e selezionare Aggiungi a Speciali.

Per vedere tutti i file e le cartelle che hai aggiunto a Speciali, fai clic su Speciali a sinistra.

3.2

Spostare i file

Per spostare i file da Il mio Drive a un Drive condiviso o tra diversi Drive condivisi, trascinali nel Drive condiviso di destinazione. Per spostare le cartelle, contatta l'amministratore di G Suite.

Spostare file da Il mio Drive a un Drive condiviso:

Puoi spostare qualsiasi file di tua proprietà su un Drive condiviso, sia che provenga da un'altra posizione di Drive, dal computer o da un dispositivo mobile.

Se hai almeno l'accesso in Modifica per un file di Il mio Drive che non è di tua proprietà, potresti essere in grado di spostarlo in un Drive condiviso nei seguenti casi:

  • Il tuo amministratore di G Suite ha attivato questa opzione.
  • Il proprietario del file è un membro del Drive condiviso in cui vuoi spostare il file.

In caso contrario, dovrai chiedere al proprietario di inserire il file sul Drive condiviso.

Spostare file tra diversi Drive condivisi:

Per spostare file tra diversi Drive condivisi, devi avere l'accesso Responsabile al Drive condiviso originale e almeno l'accesso Collaboratore al Drive condiviso di destinazione.

3.3

Eliminare o ripristinare i file

Spostare un file nel Cestino:

È necessario almeno l'accesso Gestore dei contenuti

  1. Fai clic sul file che vuoi eliminare.
  2. In alto, fai clic su Cestino delete.
  3. Fai clic su Elimina per tutti.

Il file viene spostato nella cartella Cestino del Drive condiviso. I file della cartella Cestino del Drive condiviso vengono eliminati automaticamente dopo 30 giorni.

Eliminare definitivamente un file dal cestino:

È necessario l'accesso Responsabile

  1. Nella cartella Cestino, fai clic con il pulsante destro del mouse sul file che vuoi eliminare e seleziona Elimina definitivamente.
  2. Fai clic su Elimina definitivamente per confermare.

Ripristinare un file (entro 30 giorni):

È necessario almeno l'accesso Collaboratore

  1. A sinistra, fai clic su un Drive condiviso.
  2. In alto, accanto al nome del Drive condiviso, fai clic sulla freccia giù arrow_drop_down > Visualizza cestino.
  3. Fai clic sul file > Ripristina history.
3.4

Cercare file

Eseguire ricerche in un Drive condiviso:

  1. Fai clic con il pulsante destro del mouse su un Drive condiviso e seleziona Cerca in nome del Drive condiviso.
  2. Nella casella Cerca, inserisci il termine di ricerca e premi INVIO.
4

Condividere e collaborare

Tutti i file che inserisci in un Drive condiviso vengono automaticamente condivisi con i suoi membri. Tutti i membri possono condividere i file del Drive condiviso anche con persone che non ne sono membri, a meno che non limiti la condivisione.

In questa sezione imparerai come:

4.1

Condividere file

È necessario almeno l'accesso Collaboratore

Nota: non è possibile condividere le cartelle che si trovano all'interno di un Drive condiviso.

Analogamente a quanto accade per Drive, esistono diversi modi per condividere file dei Drive condivisi con persone della tua organizzazione che non ne sono membri.

Nota: l'organizzazione potrebbe aver posto dei limiti alla possibilità di condividere i file. Per maggiori informazioni, chiedi al tuo amministratore di G Suite.

Condividere file con singole persone o gruppi:

  1. In un Drive condiviso, fai clic sul file che vuoi condividere.
  2. In alto, fai clic su Condividi person_add.
  3. Aggiungi nomi, indirizzi email o gruppi di Google Gruppi.
  4. Per cambiare l'autorizzazione di modifica, fai clic sulla freccia giù arrow_drop_down e scegli un'altra autorizzazione. (facoltativo)
  5. Aggiungi un messaggio. (facoltativo)
  6. Se non vuoi inviare notifiche, seleziona la casella Non inviare la notifica. (facoltativo)
  7. Fai clic su Invia o Aggiungi.

Per limitare le opzioni di condivisione, vedi Limita le opzioni di condivisione dei file di Drive sensibili.

Condividere un link:

Per rendere un file ampiamente accessibile ed evitare di gestire l'accesso nell'organizzazione, puoi condividere il file con un link. Qualsiasi utente della tua organizzazione che abbia il link può accedere al file. Se necessario, puoi consentire ad altri utenti di condividere il link con persone che non sono nella tua organizzazione.

  1. In un Drive condiviso, fai clic sul file che vuoi condividere.
  2. In alto, fai clic su Condividi person_add.
  3. Fai clic su Chi ha accesso.
  4. Accanto a Condivisione tramite link disattivata, fai clic sulla freccia giù expand_more.
  5. Accanto a Condivisione tramite link, fai clic su Attiva slider-off per rendere il link accessibile a chiunque nella tua organizzazione.
  6. Sotto l'URL, fai clic sulla freccia giù arrow_drop_down e seleziona un livello di autorizzazione.
  7. Per consentire la condivisione del link all'esterno dell'organizzazione, seleziona la casella Consenti accesso esterno. (facoltativo)

    Nota: se non visualizzi questa opzione, è possibile che sia stata disattivata dall'amministratore di G Suite.

  8. Per fare in modo che il documento sia disponibile per la ricerca su Drive, seleziona la casella Visualizzabile nei risultati di ricerca. (facoltativo)
  9. Fai clic su Copia per copiare il link.
  10. Fai clic su Fine.
  11. Incolla il link in un'email, su un sito web o ovunque vuoi condividerlo.
4.2

Annullare la condivisione di file

Annullare la condivisione di file nella tua organizzazione:

  1. In un Drive condiviso, fai clic sul file di cui vuoi annullare la condivisione.
  2. Fai clic su Condividi person_add.
  3. Fai clic su Chi ha accesso.
  4. Accanto a Condivisione tramite link, fai clic su Disattiva slider-on.
  5. Fai clic su Fine.

Annullare la condivisione di file con singoli utenti:

  1. In un Drive condiviso, fai clic sul file di cui vuoi annullare la condivisione.
  2. Fai clic su Condividi person_add.
  3. Fai clic su Chi ha accesso.
  4. Accanto alla persona, fai clic sulla freccia giù arrow_drop_down > Rimuovi.
  5. Fai clic su Fine.

Nota: le impostazioni del gruppo possono avere la precedenza sulle impostazioni individuali. Quindi, se tenti di annullare la condivisione di un file con una persona che fa parte di un'organizzazione o di un gruppo che ha accesso al file, quella persona potrà ancora accedervi.

4.3

Proteggere i file

Proteggere tutti i file all'interno di un Drive condiviso:

È necessario l'accesso Responsabile

  1. A sinistra, fai clic sul Drive condiviso in cui si trovano i file che vuoi proteggere.
  2. In alto, accanto al nome del Drive condiviso, fai clic sulla freccia giù arrow_drop_down > impostazioni Drive condiviso.
  3. Fai clic su Modifica per impostare una delle seguenti autorizzazioni:
    • Condivisione di file con persone esterne all'organizzazione
    • Condivisione di file con persone della tua organizzazione che non sono membri del Drive condiviso
    • Autorizzazione a scaricare, copiare o stampare i file alle persone con accesso Commentatore e Visualizzatore
  4. Dopo aver scelto un'opzione, fai clic su Applica.
  5. Fai clic su Fine.

Impedisci ad altri utenti di scaricare, stampare o copiare un file:

È necessario l'accesso Responsabile

  1. Fai clic sul file che vuoi proteggere.
  2. In alto, fai clic su Condividi person_add.
  3. In basso, fai clic su Chi ha accesso.
  4. Fai clic su Altro more_vert > seleziona la casella Limita le azioni di download, stampa e copia su questo file per commentatori e visualizzatori.
  5. Fai clic su Fine.

Nota: puoi limitare le modalità con cui le persone condividono, stampano, scaricano e copiano i contenuti dei file all'interno di Google Drive, Documenti, Fogli e Presentazioni, ma non puoi impedire agli altri di condividere i contenuti in altri modi.

4.4

Visualizzare o inviare email ai membri

Vedere i membri di un Drive condiviso:

  1. A sinistra, fai clic su un Drive condiviso.
  2. In alto, accanto al nome del Drive condiviso, fai clic sulla freccia giù arrow_drop_down > Visualizza membri.

Inviare email ai membri di un Drive condiviso:

  1. A sinistra, fai clic su un Drive condiviso.
  2. In alto, accanto al nome del Drive condiviso, fai clic sulla freccia giù arrow_drop_down > Invia email ai membri.
  3. Modifica l'oggetto e inserisci il messaggio.
  4. Per inviare l'email solo ai membri con livelli di accesso specifici o per ricevere una copia dell'email, seleziona le caselle corrispondenti.
  5. Fai clic su Invia.

Nell'email è incluso un link al Drive condiviso.

Passaggi successivi

Prova subito

Per iniziare, vai a Drive e fai clic su Drive condivisi.

Nota: se non vedi Drive condivisi, il servizio potrebbe non essere attivo. Contatta l'amministratore di G Suite.

Altre risorse per la formazione

Scopri suggerimenti e best practice per l'utilizzo dei Drive condivisi.