Guida introduttiva all'utilizzo dei Drive del team

Che cosa puoi fare con i Drive del team

I Drive del team sono spazi condivisi in cui i team possono facilmente archiviare, cercare e accedere ai file ovunque si trovino e da qualsiasi dispositivo.

A differenza dei file in Il mio Drive, i file dei Drive del team appartengono al team e non a un singolo utente. Anche se un membro lascia il team, i file rimangono esattamente dove sono, in modo che il team possa continuare a condividere le informazioni per lavorare.

Se stai cercando di decidere se aggiungere file a un Drive del team o a Il mio Drive, poniti queste domande:

  • I file interessano la maggior parte o tutti i membri di un determinato team di progetto?
  • I file condividono un tema coerente?

Se hai risposto "sì" a entrambe le domande, è preferibile creare un nuovo Drive del team.

Se i file riguardano diversi progetti, crea più Drive del team.

Importante: la funzione Drive del team è disponibile solo con le versioni G Suite Enterprise, G Suite Business o G Suite for Education. Se non vedi Drive del team su Google Drive, è possibile che questa funzione non sia disponibile per la tua organizzazione. Per i dettagli, contatta l'amministratore di G Suite.

Che cosa ti serve:

account_circle Un account G Suite

schedule Dieci minuti

1

Impostare un Drive del team

1.1

Creare un Drive del team

  1. Apri Google Drive.
  2. A sinistra, fai clic su Drive del team.
  3. In alto fai clic su
     
    Nuovo
    .
  4. Inserisci un nome e fai clic su Crea.
1.2

Aggiungere membri e impostare autorizzazioni

Quando aggiungi nuovi membri, questi ricevono l'accesso completo per caricare, modificare ed eliminare i file. I membri con accesso completo possono anche invitare altri membri. Se necessario, puoi modificare il livello di autorizzazione di un membro.

Autorizzazione

Accesso completo

Accesso in modifica

Accesso per commenti

Accesso in visualizzazione

Autorizzazione

Può visualizzare file e cartelle

Accesso completo

check

Accesso in modifica

check

Accesso per commenti

check

Accesso in visualizzazione

check

Autorizzazione

Può commentare i file

Accesso completo

check

Accesso in modifica

check

Accesso per commenti

check

Accesso in visualizzazione

remove

Autorizzazione

Può modificare i file

Accesso completo

check

Accesso in modifica

check

Accesso per commenti

remove

Accesso in visualizzazione

remove

Autorizzazione

Può creare e caricare file, può creare cartelle

Accesso completo

check

Accesso in modifica

check

Accesso per commenti

remove

Accesso in visualizzazione

remove

Autorizzazione

Può aggiungere o rimuovere persone come membri del Drive del team

Accesso completo

check

Accesso in modifica

remove

Accesso per commenti

remove

Accesso in visualizzazione

remove

Autorizzazione

Può modificare le autorizzazioni per i membri

Accesso completo

check

Accesso in modifica

remove

Accesso per commenti

remove

Accesso in visualizzazione

remove

Autorizzazione

Può aggiungere utenti a file specifici

Accesso completo

check

Accesso in modifica

check

Accesso per commenti

remove

Accesso in visualizzazione

remove

Autorizzazione

Può spostare file e cartelle

Accesso completo

check

Accesso in modifica

remove

Accesso per commenti

remove

Accesso in visualizzazione

remove

Autorizzazione

Può eliminare file e cartelle

Accesso completo

check

Accesso in modifica

remove

Accesso per commenti

remove

Accesso in visualizzazione

remove

Autorizzazione

Può ripristinare i file dal Cestino

Accesso completo

check

Accesso in modifica

check

Accesso per commenti

remove

Accesso in visualizzazione

remove

Aggiungi i membri e imposta le autorizzazioni:

Richiede l'autorizzazione di accesso completo

  1. A sinistra, fai clic su un Drive del team.
  2. In alto, sotto il nome del Drive del team, fai clic su +Aggiungi membri.
  3. Aggiungi nomi, indirizzi email o gruppi di Google Gruppi.
  4. Per modificare l'autorizzazione di accesso completo, accanto a Completo, fai clic sulla freccia giù arrow_drop_down e scegli una nuova autorizzazione. (facoltativo)
  5. Inserisci un messaggio. (facoltativo)
  6. Se non vuoi inviare una notifica ai nuovi membri, seleziona la casella Salta invio notifiche. (facoltativo)
  7. Fai clic su Invia o Aggiungi.
1.3

Modificare le autorizzazioni dei membri

Richiede l'autorizzazione di accesso completo

  1. A sinistra, fai clic su un Drive del team.
  2. In alto, accanto al nome del Drive del team, fai clic sulla freccia giù arrow_drop_down > Gestisci membri.
  3. Accanto al nome di un membro, fai clic sulla freccia giù arrow_drop_down e seleziona una nuova autorizzazione.
  4. Fai clic su Fine.
1.4

Rimuovere membri

Richiede l'autorizzazione di accesso completo

  1. Fai clic su un Drive del team a sinistra.
  2. In alto, accanto al nome del Drive del team, fai clic sulla freccia giù arrow_drop_down > Gestisci membri.
  3. Accanto al nome di un membro, fai clic sulla freccia giù arrow_drop_down e seleziona Rimuovi membro.
  4. Fai clic su Fine.

Nota: se rimuovi qualcuno da un Drive del team, questa persona potrebbe ancora avere accesso ai file condivisi in altri modi, ad esempio attraverso un link alla tua organizzazione o una condivisione di gruppo.

2

Aggiungere file e cartelle

A questo punto puoi aggiungere i file al Drive del team.

In questa sezione:

2.1

Creare le cartelle

Crea una nuova cartella:

  1. A sinistra, fai clic su un Drive del team o su una cartella esistente.
  2. Fai clic su
     
    Nuovo
    > Cartella.
  3. Digita un nome per la cartella e fai clic su Crea.

Tieni presente quanto segue:

  • Per spostare in un Drive del team le cartelle che sono già archiviate in Il mio Drive o in un altro Drive del team, rivolgiti al tuo G amministratore di G Suite.
  • Le sottocartelle devono avere le stesse autorizzazioni di accesso della cartella di livello principale.

Carica una cartella esistente dal computer:

  1. A sinistra, fai clic su una cartella del Drive del team.
  2. Sul computer, trascina una cartella esistente in un Drive del team. Oppure fai clic su
     
    New
    > Caricamento di una cartella. Passa alla cartella e aprila.
2.2

Aggiungere e modificare file

Richiede almeno l'autorizzazione di accesso in modifica

Tutti i file che aggiungi sono di proprietà del team. Se lasci il Drive del team, i file rimangono.

  1. A sinistra, fai clic su una cartella del Drive del team.
  2. Trascina un file esistente dal computer o da Il mio Drive in una cartella del Drive del team oppure fai clic su Nuovo e scegli un'opzione:
    • Per creare un file, seleziona il tipo di file che vuoi creare, ad esempio Documenti Google.
    • Per caricare un file, seleziona Caricamento file. Passa al file e aprilo.
  3. Fai doppio clic su un file per aprirlo e modificarlo.

Nota: per archiviare e accedere ai file su desktop, utilizza Drive File Stream. Consulta la Guida introduttiva all'utilizzo di Drive.

3

Gestisci file e cartelle di Drive del team

Ricevi suggerimenti per strutturare un Drive del team oltre a creare e trovare i file.


In questa sezione:

3.1

Aggiungere i file importanti a Speciali

Contrassegna i file o le cartelle importanti in modo da trovarli rapidamente in un secondo tempo. Devi solo fare clic su un file o una cartella con il pulsante destro del mouse e selezionare Aggiungi a Speciali.

Per vedere tutti i file e le cartelle che hai aggiunto a Speciali, fai clic su Speciali a sinistra.

3.2

Spostare i file

Per spostare i file da Il mio Drive a un Drive del team o tra i Drive del team, trascinali nella cartella di destinazione del Drive del team. Per spostare le cartelle, contatta l' amministratore di G Suite.

Sposta i file da Il mio Drive ai Drive del team:

Puoi spostare qualsiasi file di tua proprietà in un Drive del team, sia che provenga da un'altra posizione di Drive, dal computer o da un dispositivo mobile.

Se un file in Il mio Drive non è di tua proprietà ma hai autorizzazioni di accesso in modifica al file, potresti essere in grado di spostarlo in un Drive del team nei seguenti casi:

  • Il tuo amministratore di G Suite ha attivato questa opzione.
  • Il proprietario del file è un membro del Drive del team in cui vuoi spostare il file.

In caso contrario, dovrai chiedere al proprietario di spostare il file nel Drive del team.

Sposta i file tra i Drive del team:

Per spostare i file tra i Drive del team devi avere autorizzazioni di accesso completo al Drive del team originale e almeno accesso in modifica al Drive del team di destinazione.

3.3

Eliminare o ripristinare i file

Elimina un file:

Richiede l'autorizzazione di accesso completo

Fai clic sul file che vuoi eliminare e quindi su Cestino delete, in alto. Il file viene rimosso per tutti i membri del Drive del team.

Il file viene spostato nella cartella Cestino del Drive del team. I file della cartella Cestino del Drive del team sono eliminati automaticamente dopo 30 giorni.

Ripristina un file:

È richiesta come minimo l'autorizzazione di accesso in modifica

  1. A sinistra, fai clic su un Drive del team.
  2. In alto, accanto al nome del Drive del team, fai clic sulla freccia giù arrow_drop_down > Visualizza cestino.
  3. Fai clic sul file > Ripristina history.
3.4

Cercare file

Cerca in un Drive del team o una cartella:

  1. Fai clic con il pulsante destro del mouse su un Drive del team e fai clic su Cerca in nome Drive del team.
  2. Nella casella Cerca, inserisci il termine di ricerca e premi Invio.
4

Condividere e collaborare

Tutti i file che aggiungi a un Drive del team vengono automaticamente condivisi con i suoi membri. Tutti i membri possono condividere i file del Drive del team anche con persone che non fanno parte del team, a meno che non limiti le autorizzazioni di condivisione.

In questa sezione:

4.1

Condividere file

È richiesta come minimo l'autorizzazione di accesso in modifica

Nota: non è possibile condividere le cartelle nei Drive del team.

Come accade per Drive, sono disponibili diversi modi per condividere i file dei Drive del team con persone della tua organizzazione che non ne sono membri.

Nota: l'organizzazione potrebbe aver posto dei limiti alla possibilità di condividere i file. Per maggiori informazioni, chiedi al tuo amministratore di G Suite.

Condividi i file con singole persone o gruppi:

  1. In un Drive del team fai clic sul file che vuoi condividere.
  2. In alto, fai clic su Condividi person_add.
  3. Aggiungi nomi, indirizzi email o gruppi di Google Gruppi.
  4. Per cambiare l'autorizzazione di modifica, fai clic sulla freccia giù arrow_drop_down e scegli un'altra autorizzazione. (facoltativo)
  5. Aggiungi un messaggio. (facoltativo)
  6. Se non vuoi inviare notifiche, seleziona la casella Non inviare la notifica. (facoltativo)
  7. Fai clic su Invia o Aggiungi.

Se imposti l'autorizzazione a commentare o visualizzare e sei un membro con accesso completo puoi impedire alle persone di scaricare, stampare e copiare i file condivisi.

Condividi un link:

Per rendere un file ampiamente accessibile ed evitare di gestire l'accesso nell'organizzazione, puoi condividere il file con un link. Qualsiasi utente della tua organizzazione che abbia il link può accedere al file. Se necessario, puoi consentire ad altri utenti di condividere il link con persone che non sono nella tua organizzazione.

  1. In un Drive del team, fai clic sul file da condividere.
  2. In alto, fai clic su Condividi person_add.
  3. Fai clic su Chi ha accesso.
  4. Accanto a Condivisione tramite link disattivata, fai clic sulla freccia giù expand_more.
  5. Accanto a Condivisione tramite link, fai clic su Attiva slider-off per rendere il link accessibile a chiunque nella tua organizzazione.
  6. Sotto l'URL, fai clic sulla freccia giù arrow_drop_down e seleziona un livello di autorizzazione.
  7. Per consentire la condivisione del link all'esterno dell'organizzazione, seleziona la casella Consenti accesso esterno. (facoltativo)

    Nota: se non visualizzi questa opzione, è possibile che sia stata disattivata dall'amministratore di G Suite.

  8. Per fare in modo che il documento sia disponibile per la ricerca su Drive, seleziona la casella Visualizzabile nei risultati di ricerca. (facoltativo)
  9. Fai clic su Copia per copiare il link.
  10. Fai clic su Fine.
  11. Incolla il link in un'email, su un sito web o ovunque vuoi condividerlo.
4.2

Annullare la condivisione di file

Annulla la condivisione di file nella tua organizzazione:

  1. In un Drive del team fai clic sul file di cui vuoi annullare la condivisione.
  2. Fai clic su Condividi person_add.
  3. Fai clic su Chi ha accesso.
  4. Accanto a Condivisione tramite link, fai clic su Disattiva slider-on.
  5. Fai clic su Fine.

Annulla la condivisione di file con singoli utenti:

  1. In un Drive del team, fai clic sul file di cui vuoi annullare la condivisione.
  2. Fai clic su Condividi person_add.
  3. Fai clic su Chi ha accesso.
  4. Accanto alla persona, fai clic sulla freccia giù arrow_drop_down > Rimuovi.
  5. Fai clic su Fine.

Nota: le impostazioni del gruppo possono avere la precedenza sulle impostazioni individuali. Pertanto, se tenti di annullare la condivisione di un file con una persona che fa parte di un'organizzazione o di un gruppo che ha accesso al file, quella persona potrà ancora accedervi.

4.3

Proteggere i file

Proteggi tutti i file di un Drive del team:

Richiede l'autorizzazione di accesso completo

  1. A sinistra, fai clic sul Drive del team che contiene i file che vuoi proteggere.
  2. In alto, accanto al nome del Drive del team, fai clic sulla freccia giù arrow_drop_down > Impostazioni del Drive del team.
  3. Fai clic su Modifica per impostare una di queste autorizzazioni:
    • Condivisione di file con persone esterne all'organizzazione
    • Condivisione di file con persone della tua organizzazione che non sono membri del Drive del team
    • Autorizzazione ad accedere per il commento e la visualizzazione per scaricare, copiare o stampare i file
  4. Dopo aver scelto un'opzione, fai clic su Applica.
  5. Fai clic su Fine.

Impedisci ad altri utenti di scaricare, stampare o copiare un file:

Richiede l'autorizzazione accesso completo

  1. Fai clic sul file che vuoi proteggere.
  2. In alto, fai clic su Condividi person_add.
  3. In basso, fai clic su Chi ha accesso.
  4. Fai clic su Altro more_vert > seleziona la casella Limita le azioni di download, stampa e copia su questo file per commentatori e visualizzatori box.
  5. Fai clic su Fine.

Nota: puoi limitare le modalità con cui le persone condividono, stampano, scaricano e copiano i contenuti dei file all'interno di Google Drive, Documenti, Fogli e Presentazioni, ma non puoi impedire agli altri di condividere i contenuti in altri modi.

4.4

Visualizzare o inviare email ai membri

Visualizza i membri di un Drive del team:

  1. Fai clic su un Drive del team sulla sinistra.
  2. In alto, accanto al nome del Drive del team, fai clic sulla freccia giù arrow_drop_down > Visualizza membri.

Invia email ai membri di un Drive del team:

  1. Fai clic su un Drive del team sulla sinistra.
  2. In alto, accanto al nome del Drive del team, fai clic sulla freccia giù arrow_drop_down > Invia email ai membri.
  3. Modifica l'oggetto e inserisci il messaggio.
  4. Per inviare l'email solo ai membri che dispongono dell'autorizzazione completa o in modifica oppure per ricevere una copia dell'email, seleziona le caselle corrispondenti. (facoltativo)
  5. Fai clic su Invia.

Passaggi successivi

Prova subito

Vai su Drive e fai clic su Drive del team per iniziare.

Nota: se non vedi Drive del team, questo servizio potrebbe non essere attivo. Contatta l'amministratore di G Suite.

Altre risorse per la formazione

Accedi ai file del Drive del team quando sei offline, scopri le scorciatoie da tastiera e altro ancora.