Guida introduttiva alla condivisione dei file con Drive

In qualità di amministratore, puoi utilizzare Google Drive per gestire, organizzare e condividere file della tua organizzazione in un unico repository centrale. Se non sei un amministratore puoi configurare un repository analogo di Drive per il tuo team. Dopo aver configurato la condivisione file di Drive, i membri del team saranno in grado di trovare, archiviare e condividere documenti in modo efficiente all'interno di una struttura di cartelle organizzata.

Nota. Se configuri la condivisione file per la tua organizzazione, è preferibile utilizzare un account che ritieni affidabile, come il tuo account amministratore o un account Google creato appositamente per il ruolo, ad esempio: driveaziendale@solarmora.org. Poiché questo account sarà proprietario del tuo file system aziendale, ti consigliamo di utilizzare misure di sicurezza aggiuntive, come la verifica in due passaggi. In questo esempio, utilizziamo l'account dell'amministratore dell'azienda fittizia Solarmora.

Consigliamo questa configurazione per le organizzazioni composte da massimo 200 utenti che utilizzano autorizzazioni di condivisione semplici. Se la tua organizzazione include più di 200 utenti potrebbero verificarsi dei ritardi nell'accesso, soprattutto se la condivisione di file interessa un numero molto elevato di documenti (nell'ordine delle decine di migliaia) o se la struttura delle cartelle è profondamente nidificata.

Le organizzazioni con più di 200 utenti possono comunque utilizzare la configurazione indicata di seguito per l'archiviazione e la ricerca di documenti. Tuttavia, questa configurazione funziona meglio per le grandi organizzazioni se la condivisione di file è statica o a bassa attività, se i livelli di sottocartelle non sono tendenzialmente più di quattro e se si utilizzano autorizzazioni di condivisione semplici.

Che cosa ti serve:

Un account G Suite

20 minuti

Console di amministrazione (Facoltativo) Accesso come amministratore per configurare la condivisione dei file per tutta l'organizzazione

1

Crea un repository centrale

Per prima cosa è necessario creare le cartelle.

In questa sezione:

1.1

Crea una cartella di primo livello

Avere un'unica cartella di primo livello in Drive è come avere una cartella "Documenti" per l'intera organizzazione, che consente di semplificare la gestione e la manutenzione dei documenti.

Per creare una cartella di primo livello per la tua organizzazione:

  1. Vai a Drive.

  2. Se non lo hai già fatto, accedi con il tuo indirizzo email (nomeutente@tuodominio.com) e la password.

  3. Fai clic su NUOVO e seleziona Cartella.

  4. Inserisci un nome per la cartella, ad esempio File aziendali e fai clic su Crea. La nuova cartella viene visualizzata sotto I miei file.

Crea una cartella di primo livello
1.2

Crea sottocartelle per ogni reparto

Ora che hai un repository centrale per tutti i file della tua organizzazione, è il momento di configurare le cartelle per ogni team o reparto. In questo esempio, creeremo una sottocartella all'interno della cartella di primo livello per il reparto Marketing.

  1. Apri la cartella di primo livello.

  2. Fai clic su NUOVO e seleziona Cartella.

  3. Inserisci un nome per la cartella, ad esempio "Marketing", quindi fai clic su Crea.

La sottocartella viene visualizzata all'interno della cartella di primo livello.

Ripeti la procedura per creare più sottocartelle per il resto dei reparti o dei team dell'organizzazione, fino a quando non avrai definito una struttura per l'intera organizzazione.

Crea sottocartelle per ogni reparto
2.1

Funzionamento dei gruppi

Google Gruppi offre un metodo semplice per condividere file con tutti i membri di un team contemporaneamente e gestirne il relativo accesso. Se ad esempio aggiungi cinque membri a un gruppo, in questo caso a solarmora-marketing@solarmora.com, puoi immediatamente condividere con loro una cartella Drive; è sufficiente condividere la cartella con l'indirizzo del gruppo.

Quando aggiungi nuovi membri a un gruppo, questi ultimi avranno automaticamente accesso ai contenuti precedentemente condivisi con il gruppo.

Di conseguenza, se rimuovi un membro da un gruppo, quella persona non avrà più accesso ad alcun contenuto da te condiviso con il gruppo.

Funzionamento dei gruppi
2.2

Crea gruppi per reparti o team

Per creare un gruppo per un team o un reparto:

  1. Vai a groups.google.com.

  2. Per creare gruppi non pubblici all'interno della tua organizzazione, fai clic su I miei gruppi > Cambia la visualizzazione dell'organizzazione a: tuodominio.com.

  3. Fai clic su CREA GRUPPO.

  4. Inserisci le informazioni per il gruppo.

  5. Come tipo di gruppo seleziona Mailing list.

  6. Per specificare chi può partecipare al gruppo, seleziona Solo utenti invitati.

  7. Fai clic su CREA.

Crea gruppi per reparti o team

Per aggiungere utenti a un gruppo:

  1. Fai clic su Invita persone a unirsi al gruppo.

  2. Inserisci un indirizzo email per ciascun membro del gruppo e includi un messaggio.

  3. Fai clic su Invia inviti.

  4. Fai clic su Fine.

Utilizza la stessa procedura per creare altri gruppi. Puoi trovare ulteriori istruzioni per creare i gruppi, vedi la Guida introduttiva all'utilizzo di Gruppi.

No
2.3

Condividi il repository con l'organizzazione

Per condividere la cartella di primo livello con l'intera organizzazione con accesso di sola visualizzazione:

  1. Vai a Drive. In I miei file seleziona la cartella di primo livello.
  2. Fai clic su Condivisione in Drive.

  3. Fai clic su Avanzate.

  4. In Chi ha accesso, fai clic su Cambia.

  5. Seleziona l'opzione Attivo con la dicitura Chiunque in tua organizzazione può trovare e accedere.

  6. In Accesso seleziona Può visualizzare.

  7. Fai clic su Salva, quindi su Fine.

Condividi il repository con l'organizzazione
2.4

Condividi le sottocartelle con i gruppi

Dopo aver creato la struttura delle cartelle e i gruppi, potrai specificare chi ha accesso e può modificare ogni sottocartella. Ad esempio, potresti assegnare la gestione della cartella Marketing e dei relativi contenuti al gruppo Marketing.

Per condividere una sottocartella con un gruppo specifico:

  1. Seleziona la sottocartella.

  2. Fai clic su Condivisione in Drive.

  3. Fai clic su Avanzate.

  4. In Invita persone inserisci l'indirizzo email del gruppo a cui desideri consentire l'accesso e seleziona Può modificare.

  5. (Facoltativo) Per limitare l'accesso alle autorizzazioni di condivisione:

    • Seleziona Impedisci agli editor di modificare gli accessi e aggiungere nuove persone.
    • Fai clic su Salva modifiche.
  6. Fai clic su Invia, quindi su Fine.

Condividi le sottocartelle con i gruppi
2.5

Funzionamento dell'accesso alla condivisione dei file

Nel nostro esempio, i membri del gruppo Marketing di Solarmora possono apportare modifiche alla cartella Marketing e alle sue sottocartelle, ad esempio possono modificare e aggiungere file. Tuttavia, non possono apportare modifiche alle cartelle di livello superiore, come File aziendali.

Se un utente con accesso in modalità di modifica rimuove un file dalla cartella Marketing condivisa, la persona che in origine ha aggiunto il file e i proprietari delle cartelle di livello superiore, come File aziendali, possono ugualmente trovare il file utilizzando la ricerca. Il file viene tuttavia rimosso dalla cartella I miei file di tutti gli altri utenti.

In qualità di amministratore, puoi modificare e rimuovere file e cartelle da tutte le sottocartelle di File aziendali. Ulteriori informazioni sulle impostazioni di condivisione.

3

Informa e coinvolgi l'organizzazione

Ora che la condivisione dei file e i gruppi sono pronti, è il momento di eseguire la configurazione per tutti gli utenti dell'organizzazione. Puoi inviare loro un'email con le istruzioni su come iniziare. Di seguito puoi trovare un modello da adattare alle tue esigenze.

In questa sezione:

3.1

Esempio di email di annuncio

Questo è un'email di esempio che puoi adattare per la tua organizzazione.

Benvenuto in Google Drive. La cartella nome della cartella di primo livello è stata configurata come sistema per la condivisione di file per la tua organizzazione. Questa cartella ti permette di trovare, archiviare e condividere documenti in modo semplice ed efficiente in un unico repository organizzato all'interno di Drive.

Che cosa fare

  1. Apri Drive.
  2. Accedi con il tuo indirizzo email completo (nomeutente@tuodominio.com) e la password.
  3. Fai clic su Condivisi con me.
  4. Fai doppio clic sulla cartella nome della cartella di primo livello.
  5. Fai clic sulla freccia accanto alla cartella nome della cartella di primo livello e seleziona Aggiungi a I miei file.

A questo punto dovresti vedere nome della cartella di primo livello in I miei file. Per trovare la cartella del tuo team, fai doppio clic sulla cartella nome della cartella di primo livello, individua il tuo reparto e sfoglia le sottocartelle. Come membro del team nome del team (nomegruppo@tuodominio.com), dovresti già essere in grado di aggiungere e modificare file nelle cartelle del tuo team. Se desideri accedere rapidamente alla cartella, puoi aggiungerla a I miei file allo stesso modo in cui hai aggiunto la cartella nome della cartella di primo livello.

Esempio di email di annuncio

Come funziona

Dopo aver aggiunto la cartella nome della cartella di primo livello a Drive, sarai in grado di modificare e aggiungere file e cartelle alla cartella del team. Inoltre, la prossima volta che crei o archivi un file in una cartella del team, tutti gli altri membri del team potranno accedervi immediatamente.

I file che crei in I miei file (all'esterno di nome della cartella di primo livello) sono privati, a meno che tu non li condivida esplicitamente con altri o non li sposti in una cartella condivisa. Per ulteriori informazioni sull'utilizzo di Drive, visita il Centro didattico G Suite.

Ora hai tutto ciò che serve per iniziare a creare e archiviare file con il tuo team in Drive. Se hai domande, non esitare a contattarmi.

Grazie,

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