Best practice per i Drive del team

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Cosa sono i Drive del team?

Pensa ai Drive del team come a spazi condivisi in cui i team possono facilmente archiviare, cercare e accedere ai file comuni ovunque si trovino e da qualsiasi dispositivo.

A differenza dei file in Il mio Drive, i file dei Drive del team appartengono al team e non a un singolo utente. Anche se un membro lascia il team, i file rimangono esattamente dove sono, quindi tu e il resto del team potete continuare ad accedere alle informazioni per lavorare.

Sfrutta tutto il potenziale dei Drive del team seguendo le best practice e i suggerimenti riportati di seguito.

Importante: i Drive del team sono disponibili solo con G Suite Enterprise, Business o Education. Se non visualizzi Drive del team su Google Drive, è possibile che non sia disponibile per la tua organizzazione. Per i dettagli, contatta l'amministratore di G Suite.

1

Quando utilizzare i Drive del team

Innanzitutto, decidi se utilizzare un Drive del team anziché Il mio Drive.

In questa sezione imparerai come:

1.1

Differenze tra Il mio Drive e i Drive del team

Ecco alcune differenze chiave tra Il mio Drive e i Drive del team:

Il mio Drive

Drive del team

Chi può aggiungere file?

Il mio Drive

Il proprietario di Il mio Drive.

Drive del team

Qualsiasi membro con l'accesso Collaboratore o superiore.

Quali tipi di file posso aggiungere?

Il mio Drive

Tutti i tipi di file.

Drive del team

Tutti i tipi di file (eccetto Google Maps).

A chi appartengono i file e le cartelle?

Il mio Drive

Alla persona che ha creato il file o la cartella.

Drive del team

Al team.

Posso spostare file e cartelle?

Il mio Drive

Sì, puoi spostare file e cartelle in Il mio Drive.

Drive del team

  • Se disponi dell'accesso Collaboratore o superiore, puoi spostare i file da Il mio Drive a un Drive del team.
  • Se disponi dell'accesso Gestore dei contenuti o superiore, puoi spostare i file e le cartelle all'interno di un Drive del team.
  • Se disponi dell'accesso Responsabile, puoi spostare i file all'esterno di un Drive del team o tra i Drive del team.
  • Se vuoi spostare le cartelle da Il mio Drive ai Drive del Team, contatta l'amministratore di G Suite.

Per informazioni dettagliate sull'aggiunta di file a un Drive del team, consulta la Guida introduttiva all'utilizzo dei Drive del team.

Posso sincronizzare i file sul mio computer?

Il mio Drive

Sì, mediante Drive File Stream o Backup e sincronizzazione.

Drive del team

Dipende dalla soluzione di sincronizzazione che utilizzi:

  • Drive File Stream: sì
  • Backup e sincronizzazione: no

Come funziona la condivisione?

Il mio Drive

Diversi utenti possono vedere diversi file in una cartella, a seconda delle autorizzazioni di accesso ai singoli file.

Drive del team

Tutti i membri del Drive del team possono vedere tutti i file.

Per quanto tempo i file che elimino rimangono nel Cestino?

Il mio Drive

I file o le cartelle eliminati rimangono nel Cestino fino a quando l'utente non seleziona Elimina definitivamente.

Drive del team

  • Ciascun Drive del team dispone del proprio Cestino.
  • I membri che dispongono dell'accesso Gestore dei contenuti e superiore possono spostare i file nel Cestino.
  • I file e le cartelle nel Cestino vengono eliminati definitivamente dopo 30 giorni.
  • I membri che dispongono dell'accesso Responsabile possono eliminare definitivamente i file prima dei 30 giorni.

Posso ripristinare i file?

Il mio Drive

Sì, se ne sei il proprietario.

Drive del team

Sì, se disponi almeno dell'accesso Collaboratore.

1.2

Quando utilizzare i Drive del team

Valuta l'utilizzo di un Drive del team in queste situazioni:

  • Lavori a un progetto o un evento con un gruppo di persone che devono poter accedere tutte agli stessi file.
  • La maggior parte dei tuoi file sono condivisi con lo stesso gruppo di persone.
  • I tuoi file condividono un tema o un argomento coerente.
  • I contenuti che vuoi archiviare non sono personali e interessano un team o un gruppo specifici.
1.3

Utilizzi comuni dei Drive del team

I Drive del team sono comunemente utilizzati nei seguenti ambiti:

  • Progetti: per le persone coinvolte in uno stesso progetto.
  • Eventi: per le persone che lavorano per un periodo di tempo definito su un evento o un prodotto finale specifico.
  • Modelli: per i file che le persone possono copiare e riutilizzare.
  • File di interesse dell'intera azienda: per i file a cui tutti devono accedere, ad esempio le risorse di formazione.
  • File sensibili: per file altamente sensibili, a cui puoi aggiungere una maggiore sicurezza per limitarne l'accesso.
2

Spostare i file in un Drive del team

Per eseguire la migrazione dei tuoi file da Il mio Drive a un Drive del team, puoi spostarli invece di creare copie. In questo modo i link restano integri e i collaboratori esistenti mantengono l'accesso.

In questa sezione imparerai come:

2.1

Spostare i file in un Drive del team

Innanzitutto, tieni presente quanto segue:

  • Puoi spostare più file contemporaneamente.
  • Non puoi spostare le cartelle da Il mio Drive a un Drive del team, ma puoi creare nuove cartelle in un Drive del team.
  • Le persone con cui hai condiviso direttamente un file mantengono l'accesso, a meno che il Drive del team non escluda i non membri.
  • Le persone che avevano accesso a un file da una cartella condivisa non mantengono l'accesso dopo che hai spostato il file. Se vuoi che tali persone mantengano l'accesso, aggiorna le autorizzazioni dopo aver spostato i file nel Drive del team.

Per spostare i file da Il mio Drive a un Drive del team o tra i Drive del team, trascinali nella cartella di destinazione del Drive del team. Per spostare le cartelle, contatta l'amministratore di G Suite.

Sposta i file da Il mio Drive ai Drive del team:

Puoi spostare qualsiasi file di tua proprietà in un Drive del team, sia che provenga da un'altra posizione di Drive, dal computer o da un dispositivo mobile.

Se un file di Il mio Drive non è di tua proprietà ma hai almeno l'accesso in modifica al file, potresti essere in grado di spostarlo in un Drive del team nei seguenti casi:

  • Il tuo amministratore di G Suite ha attivato questa opzione.
  • Il proprietario del file è un membro del Drive del team in cui vuoi spostare il file.

In caso contrario, dovrai chiedere al proprietario di spostare il file nel Drive del team.

Sposta i file tra i Drive del team:

Per spostare i file tra i Drive del team devi avere l'accesso Responsabile al Drive del team originale e almeno l'accesso Collaboratore al Drive del team di destinazione.

3

Gestire i file del Drive del team

Ricevi suggerimenti per strutturare un Drive del team, aggiungendo e cercando i file.

In questa sezione imparerai come:

3.1

Configurare un Drive del team

Crea Drive del team basati su chi ha accesso

Le autorizzazioni che concedi a un utente per un Drive del team saranno valide anche per tutte le cartelle contenute in tale Drive. Puoi cambiare i livelli di accesso per i singoli file, ma non per le cartelle.

Esempio: supponiamo che tutti i membri di un team di vendita abbiano bisogno di accedere alle stesse risorse. Crea un Drive del team per il team di vendita, in modo che sia disponibile un repository centrale per i materiali importanti da utilizzare per il lavoro.

Imposta convenzioni di denominazione

Per evitare conflitti di denominazione nei Drive del team, nelle cartelle o nei file, stabilisci convenzioni di denominazione a livello dell'organizzazione.

Esempi

  • Supponi che la tua azienda abbia reparti di vendita in diverse aree geografiche. Potresti creare un Drive del team per ogni area geografica delle vendite e anteporre al nome del Drive del team il nome per esteso o abbreviato dell'area geografica.
  • Usa un prefisso per indicare lo stato, ad esempio [Archiviato] per un progetto che non è più attivo o [In corso] per un progetto attivo.
  • Per distinguere i Drive del team condivisi esternamente da quelli condivisi esternamente, aggiungi il prefisso [Esterno] o [Interno].

Crea cartelle per gli argomenti correlati

Classifica il contenuto in cartelle. Quindi, nidifica le cartelle per gli argomenti correlati.

Esempi

  • Crea un Drive del team per il Progetto X, quindi crea le cartelle per ogni argomento.
  • Crea un Drive del team per il reparto marketing, quindi crea le cartelle per ogni progetto.

Crea un Drive del team per ogni singolo progetto o reparto

Se un Drive del team contiene molti membri, è possibile che siano stati inclusi troppi progetti o reparti. In questo caso, cercare e gestire i contenuti può diventare difficoltoso. Crea un Drive del team per un singolo progetto o reparto, quindi crea cartelle per ogni argomento o progetto.

Esempio: crea un Drive del team per il Progetto X e crea una cartella per ogni argomento all'interno del progetto. In tal modo i file saranno ben organizzati e i membri del Progetto X potranno trovare facilmente ciò che cercano.

Differenzia visivamente diversi Drive del team con i temi

Puoi distinguere rapidamente il tuo Drive del team dagli altri aggiungendo un'immagine al banner del Drive del team. Vedi Cambia il tema del tuo Drive del team.

3.2

Quando creare file in Il mio Drive anziché in un Drive del team

Crea file in Il mio Drive se:

  • Lavori su file personali.
  • Vuoi creare la bozza di un file in privato. Puoi spostare il file in un Drive del team quando è pronto per la condivisione o la collaborazione. A questo punto la proprietà verrà trasferita da te al team.
  • Crea file in un Drive del team se:
    • Lavori su file che vuoi condividere con un team.
    • Vuoi collaborare immediatamente sui file.
3.3

Trova i file in un Drive del team

Man mano che un Drive del team cresce, può essere difficile trovare contenuti specifici. Puoi limitare la ricerca a un Drive del team specifico.

Cerca in un Drive del team o una cartella:

  1. Fai clic con il pulsante destro del mouse su un Drive del team e fai clic su Cerca in nome Drive del team.
  2. Nella casella Cerca, inserisci il termine di ricerca e premi Invio.
4.1

Impostare i livelli di accesso per un Drive del team

Impostare i livelli di accesso in base alle finalità del tuo Drive del team

Per qualsiasi tipo di Drive del team, puoi concedere l'accesso Responsabile alle persone che lo gestiscono per permettere loro di aggiungere o rimuovere membri, eliminare contenuti e così via.

Per tutti gli altri, se il Drive del team è:

  • Uno spazio attivo per la collaborazione: concedi l'accesso Gestore dei contenuti o Collaboratore alle persone che devono aggiornare i contenuti. I gestori dei contenuti possono spostare file e cartelle all'interno di un Drive del team o spostare file nel cestino, ma non possono eliminare i file definitivamente.
  • Un repository di contenuti definitivi: concedi l'accesso Commentatore o Visualizzatore per evitare che vengano aggiornati i contenuti.

Stabilisci chi può eliminare i file

Se vuoi che gli utenti siano in grado di:

  • Spostare file nel cestino: devi concedere loro almeno l'accesso Gestore dei contenuti .
  • Eliminare definitivamente file dal cestino: devi concedere loro l'accesso Responsabile.
  • Ripristinare file dal cestino: devi concedere loro almeno l'accesso Collaboratore.

Se elimini un file, lo rimuovi dal Drive del team per tutti i membri. Il file viene spostato nel Cestino e sarà eliminato definitivamente dopo 30 giorni o ancora prima se viene eliminato da un membro con accesso Responsabile.

Rifletti su come i collaboratori modificano i file non Google

Se i tuoi collaboratori utilizzano Drive File Stream per accedere ai file non Google (quali, ad esempio, file PDF Adobe®® o file Microsoft® Office®), assegna loro l'accesso Gestore dei contenuti.

Nota: i membri che hanno l'accesso Collaboratore possono ugualmente apportare modifiche offline sul loro desktop per poi caricare le versioni aggiornate senza Drive File Stream. Vedi Conserva tutte le bozze in un unico file di Drive e ripristina le versioni precedenti in qualsiasi momento.

Cambiare i livelli di accesso e i nomi del Drive del team dei progetti completati

Se il Drive del team si basa su un progetto, quando è completato:

  • Modifica l'accesso degli utenti da Responsabile, Gestore dei contenuti o Collaboratore a Commentatore o Visualizzatore.
  • Aggiungi uno stato al nome del Drive del team, ad esempio [Archivio].

Ora il Drive del team è più simile a un repository che a una cartella di progetto attiva.

4.2

Richiedi l'accesso a un Drive del team

È meglio richiedere l'accesso a un Drive del team alla persona che ha condiviso un link al Drive del team. Se la persona ha l'accesso Responsabile, può aggiungerti direttamente. Inoltre, la richiesta per l'accesso non verrà inviata a tutti i membri del Drive del team con l'accesso Responsabile.

4.3

Condividi i file del Drive del team con persone esterne al team

Puoi condividere i file del Drive del team con persone che non ne sono membri.

Nota: questa opzione può essere disattivata per diversi Drive del team dall'amministratore di G Suite o dal responsabile di un Drive del team.

Quando condividi un file con una persona esterna al team, il file appare su Drive nella cartella Condivisi con me di quella persona, che può continuare ad accedervi in quella cartella o nella propria cartella Recenti, ma non sarà in grado di aggiungere il file a Il mio Drive o a un altro Drive del team.

Crea Drive del team separati per gruppi di non membri

Se devi condividere molti file con lo stesso di gruppo di non membri, crea un Drive del team separato e aggiungi queste persone come membri.

Esempio: stai lavorando su un progetto con un'agenzia esterna? Crea un Drive del team per i membri interni e un Drive del team separato per i collaboratori interni ed esterni. In questo modo, puoi impedire ai membri esterni di accedere ai contenuti solo ad uso interno.

4.4

Limitare la condivisione in un Drive del team

Limita la condivisione con utenti esterni o non membri

Per i file sensibili ospitati in un Drive del team, i membri con accesso Responsabile possono limitare la condivisione con non membri o persone esterne all'organizzazione. Possono specificare se i file possono essere:

  • Condivisi con persone che non fanno parte del tuo dominio.
  • Condivisi con persone che non sono membri del Drive del team.
  • Scaricati, copiati o stampati da commentatori e visualizzatori.

Proteggi tutti i file in un Drive del team:

È necessario l'accesso Responsabile

  1. A sinistra, fai clic sul Drive del team che contiene i file che vuoi proteggere.
  2. In alto, accanto al nome del Drive del team, fai clic sulla freccia giù arrow_drop_down > Impostazioni dei Drive del team.
  3. Fai clic su Modifica per impostare una di queste autorizzazioni:
    • Condivisione di file con persone esterne all'organizzazione
    • Condivisione di file con persone della tua organizzazione che non sono membri del Drive del team
    • Autorizzazione degli utenti con accessoCommentatore e Visualizzatore a scaricare, copiare o stampare file
  4. Dopo aver scelto un'opzione, fai clic su Applica.
  5. Fai clic su Fine.

Non aggiungere un'intera organizzazione a un Drive del team

A meno che i contenuti non siano molto specifici, non condividere un Drive del team con l'intera organizzazione.

Esempi:

  • Crea un Drive del team contenente le norme valide per tutti i dipendenti di un'azienda con sede negli Stati Uniti.
  • Non creare un Drive del team per un'intera azienda internazionale per poi aggiungere una cartella denominata Norme aziendali US. Questa operazione può rendere difficile organizzare il Drive del team ed effettuare ricerche al suo interno.

Gestire le iscrizioni con Google Gruppi

Crea un gruppo in Google Gruppi per aggiungere persone a un Drive del team. Successivamente, potrai anche inviare aggiornamenti email settimanali e altri annunci al gruppo. Vedi Aggiungi membri e imposta autorizzazioni.

Considera i limiti di condivisione

Un Drive del team può includere un numero elevato di membri individuali e di gruppo:

  • Puoi aggiungere fino a 600 indirizzi email individuali o di gruppo.
  • Un gruppo può contenere fino a 50.000 membri.

Nota: un gruppo e un utente individuale sono entrambi conteggiati come un membro. Se una persona viene aggiunta individualmente e come membro di un gruppo, viene ugualmente conteggiata come un membro.

4.5

Monitorare le modifiche in un Drive del team

Per controllare gli ultimi aggiornamenti a un Drive del team, vai allo stream di attività per visualizzare:

  • Modifiche relative ai membri
  • File nuovi o eliminati
  • Modifiche alle impostazioni del Drive del team
  • Chi ha modificato i file e quando

Visualizza l'attività recente di un Drive del team:

  1. Apri Google Drive e seleziona un Drive del team a sinistra.
  2. In altro a destra, fai clic su Visualizza dettagli info.
  3. Fai clic su Attività.

Passaggi successivi

Prova subito

Vai su Drive e fai clic su Drive del team per iniziare.

Nota: se non vedi Drive del team, questo servizio potrebbe non essere attivo. Contatta l'amministratore di G Suite.

Altre risorse per la formazione

Leggi i suggerimenti per utilizzare i Drive del team, scopri le best practice o consulta la scheda di riferimento.