Best practice per i Drive condivisi

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Cosa sono i Drive condivisi?

I Drive condivisi sono veri e propri spazi comuni in cui i team possono facilmente archiviare, cercare e accedere ai file condivisi ovunque si trovino e da qualsiasi dispositivo.

A differenza dei file in Il mio Drive, i file dei Drive condivisi appartengono al team e non a un singolo utente. Anche se un membro lascia il team, i file rimangono dove sono, quindi tu e il resto del team potete continuare ad accedere alle informazioni per lavorare.

Sfrutta tutto il potenziale dei Drive condivisi seguendo le best practice e i suggerimenti riportati di seguito.

Importante: la funzionalità Drive condivisi è disponibile solo con le edizioni G Suite Enterprise, G Suite Business o G Suite Education. Se non vedi Drive condivisi su Google Drive, è possibile che questa funzionalità non sia disponibile per la tua organizzazione. Per maggiori dettagli, contatta l'amministratore di G Suite.

1

Quando utilizzare i Drive condivisi

1.1

Differenze tra Il mio Drive e i Drive condivisi

Ecco alcune differenze chiave tra Il mio Drive e i Drive condivisi:

Il mio Drive

Drive condivisi

Chi può aggiungere file?

Il mio Drive

Il proprietario di Il mio Drive.

Drive condivisi

Qualsiasi membro con l'accesso Collaboratore o superiore.

Quali tipi di file posso aggiungere?

Il mio Drive

Tutti i tipi di file.

Drive condivisi

Tutti i tipi di file (eccetto Google Maps).

A chi appartengono i file e le cartelle?

Il mio Drive

Alla persona che ha creato il file o la cartella.

Drive condivisi

Al team.

Posso spostare file e cartelle?

Il mio Drive

Sì, puoi spostare file e cartelle in Il mio Drive.

Drive condivisi

  • Se hai almeno l'accesso Collaboratore, puoi spostare file da Il mio Drive a un Drive condiviso.
  • Se hai almeno l'accesso Gestore dei contenuti, puoi spostare file e cartelle all'interno di un Drive condiviso.
  • Se hai l'accesso Gestore, puoi spostare i file all'esterno di un Drive condiviso o tra più Drive condivisi.
  • Se vuoi spostare cartelle da Il mio Drive a un Drive condiviso, contatta l'amministratore di G Suite.

Per maggiori dettagli su come aggiungere file a un Drive condiviso, consulta la Guida introduttiva all'utilizzo dei Drive condivisi.

Posso sincronizzare i file sul mio computer?

Il mio Drive

Sì, mediante Drive File Stream o Backup e sincronizzazione.

Drive condivisi

Dipende dalla soluzione di sincronizzazione che utilizzi:

  • Drive File Stream: sì
  • Backup e sincronizzazione: no

Come funziona la condivisione?

Il mio Drive

Diversi utenti possono vedere diversi file in una cartella, a seconda delle autorizzazioni di accesso ai singoli file.

Drive condivisi

Tutti i membri di un Drive condiviso possono vedere tutti i file che contiene.

Per quanto tempo i file che elimino rimangono nel Cestino?

Il mio Drive

I file o le cartelle eliminati rimangono nel Cestino fino a quando l'utente non seleziona Elimina definitivamente.

Drive condivisi

  • Ogni Drive condiviso dispone del proprio Cestino.
  • I membri che dispongono dell'accesso Gestore dei contenuti e superiore possono spostare i file nel Cestino.
  • I file e le cartelle nel Cestino vengono eliminati definitivamente dopo 30 giorni.
  • I membri che dispongono dell'accesso Gestore possono eliminare definitivamente i file prima dei 30 giorni.

Posso ripristinare i file?

Il mio Drive

Sì, se ne sei il proprietario.

Drive condivisi

Sì, se disponi almeno dell'accesso Collaboratore.

1.2

Quando utilizzare i Drive condivisi

Puoi scegliere di utilizzare un Drive condiviso nelle situazioni seguenti:

  • Lavori a un progetto o un evento con un gruppo di persone che devono poter accedere tutte agli stessi file.
  • La maggior parte dei tuoi file sono condivisi con lo stesso gruppo di persone.
  • I tuoi file condividono un tema o un argomento coerente.
  • I contenuti che vuoi archiviare non sono personali e interessano un team o un gruppo specifici.
1.3

Utilizzi comuni dei Drive condivisi

I Drive condivisi sono comunemente utilizzati nei seguenti ambiti:

  • Progetti: per le persone coinvolte in uno stesso progetto.
  • Eventi: per le persone che lavorano per un periodo di tempo definito su un evento o un prodotto finale specifico.
  • Modelli: per i file che le persone possono copiare e riutilizzare.
  • File di interesse dell'intera azienda: per i file a cui tutti devono accedere, ad esempio le risorse di formazione.
  • File sensibili: per file altamente sensibili, a cui puoi aggiungere una maggiore sicurezza per limitarne l'accesso.
2

Spostare file su Drive condivisi

Per eseguire la migrazione dei tuoi file da Il mio Drive a un Drive condiviso, puoi spostarli invece di creare delle copie. In questo modo i link restano integri e i collaboratori esistenti mantengono l'accesso.

In questa sezione:

2.1

Spostare file in un Drive condiviso

Innanzitutto, tieni presente quanto segue:

  • Puoi spostare più file contemporaneamente.
  • Non puoi spostare cartelle da Il mio Drive a un Drive condiviso, ma puoi crearne di nuove su un Drive condiviso.
  • Le persone con cui hai condiviso direttamente un file mantengono l'accesso, a meno che il Drive condiviso non escluda i non membri.
  • Le persone che avevano accesso a un file in una cartella che è stata condivisa perdono l'accesso se sposti il file. Se vuoi che queste persone mantengano l'accesso, aggiorna le autorizzazioni dopo che sposti i file su un Drive condiviso.

Per spostare i file da Il mio Drive a un Drive condiviso o tra diversi Drive condivisi, trascinali nel Drive condiviso di destinazione. Per spostare le cartelle, contatta l'amministratore di G Suite.

Spostare file da Il mio Drive a Drive condivisi:

Puoi spostare qualsiasi file di tua proprietà su un Drive condiviso, sia che provenga da un'altra posizione di Drive, dal computer o da un dispositivo mobile.

Se hai almeno l'accesso in Modifica per un file di Il mio Drive che non è di tua proprietà, potresti essere in grado di spostarlo in un Drive condiviso nei seguenti casi:

  • Il tuo amministratore di G Suite ha attivato questa opzione.
  • Il proprietario del file è un membro del Drive condiviso in cui vuoi spostare il file.

In caso contrario, dovrai chiedere al proprietario di inserire il file sul Drive condiviso.

Spostare file tra diversi Drive condivisi:

Per spostare file tra diversi Drive condivisi, devi avere l'accesso Responsabile al Drive condiviso originale e almeno l'accesso Collaboratore al Drive condiviso di destinazione.

3

Gestire i file sui Drive condivisi

Ricevi suggerimenti per strutturare un Drive condiviso e per aggiungere e cercare file.

In questa sezione:

3.1

Configurare un Drive condiviso

Creare Drive condivisi team basati su chi ha diritto ad accedervi

I livelli di accesso che concedi a un utente per un Drive condiviso saranno validi anche per tutte le cartelle che contiene. Puoi cambiare i livelli di accesso per i singoli file, ma non per le cartelle.

Esempio: supponiamo che tutti i membri di un team di vendita abbiano bisogno di accedere alle stesse risorse. Crea un Drive condiviso per il team di vendita, che potrà così disporre di un repository centrale per i materiali importanti da utilizzare per il lavoro.

Imposta convenzioni di denominazione

Per evitare conflitti di denominazione nei Drive condivisi, stabilisci convenzioni di denominazione per tutta l'organizzazione.

Esempi

  • Supponi che la tua azienda abbia reparti di vendita in diverse aree geografiche. Potresti creare un Drive condiviso per ogni area geografica delle vendite e anteporre al nome del Drive condiviso il nome per esteso o abbreviato dell'area geografica.
  • Usa un prefisso per indicare lo stato, ad esempio [Archiviato] per un progetto che non è più attivo o [In corso] per un progetto attivo.
  • Per distinguere i Drive condivisi esternamente da quelli condivisi internamente, aggiungi il prefisso [Esterno] o [Interno].

Crea cartelle per gli argomenti correlati

Classifica il contenuto in cartelle. Quindi, nidifica le cartelle per gli argomenti correlati.

Esempi

  • Crea un Drive condiviso per il Progetto X, quindi crea le cartelle per ogni argomento.
  • Crea un Drive condiviso per il reparto marketing, quindi crea le cartelle per ogni progetto.

Crea un Drive condiviso per ogni singolo progetto o reparto

Se un Drive condiviso contiene molti membri, è possibile che siano stati inclusi troppi progetti o reparti. In questo caso, cercare e gestire i contenuti può diventare difficile. Crea un Drive condiviso per un singolo progetto o reparto, quindi crea cartelle per ogni argomento o progetto.

Esempio: crea un Drive condiviso per il Progetto X. Quindi, crea una cartella per ogni argomento all'interno del progetto. In questo modo i file saranno ben organizzati e i membri del Progetto X potranno trovare facilmente ciò che cercano.

Differenziare visivamente diversi Drive condivisi con i temi

Puoi distinguere rapidamente il tuo Drive condiviso dagli altri aggiungendo un'immagine al banner. Vedi Cambia il tema del Drive condiviso.

3.2

Quando creare file su Il mio Drive anziché su un Drive condiviso

Crea file su Il mio Drive se:

  • Lavori su file personali.
  • Vuoi creare la bozza di un file in privato. Puoi spostare il file in un Drive condiviso quando è pronto per la condivisione o la collaborazione. A questo punto la proprietà verrà trasferita da te al team.

Crea file su un Drive condiviso se:

  • Lavori su file che vuoi condividere con un team.
  • Vuoi collaborare immediatamente sui file.
3.3

Trovare file in un Drive condiviso

Man mano che un Drive condiviso cresce, può essere difficile trovare contenuti specifici. Puoi limitare la ricerca a una cartella specifica.

Eseguire ricerche in un Drive condiviso:

  1. Fai clic con il pulsante destro del mouse su una cartella e seleziona Cerca in nome della cartella.
  2. Nella casella Cerca, inserisci il termine di ricerca e premi INVIO.
4.1

Impostare i livelli di accesso per un Drive condiviso

Impostare i livelli di accesso in base alle finalità del Drive condiviso

Per qualsiasi tipo di Drive condiviso, puoi concedere l'accesso Responsabile alle persone che lo gestiscono per permettere loro di aggiungere o rimuovere membri, eliminare contenuti e così via.

Per tutti gli altri, se il Drive condiviso è:

  • Uno spazio attivo per la collaborazione: concedi l'accesso Gestore dei contenuti o Collaboratore alle persone che devono aggiornare i contenuti. I gestori dei contenuti possono spostare file e cartelle all'interno di un Drive condiviso o spostare file nel cestino, ma non possono eliminare i file definitivamente.
  • Un repository di contenuti definitivi: concedi l'accesso Commentatore o Visualizzatore per evitare che vengano aggiornati i contenuti.

Stabilisci chi può eliminare i file

Se vuoi che gli utenti siano in grado di:

  • Spostare file nel cestino: devi concedere loro almeno l'accesso Gestore dei contenuti .
  • Eliminare definitivamente file dal cestino: devi concedere loro l'accesso Responsabile.
  • Ripristinare file dal Cestino: devi concedere loro almeno l'accesso Collaboratore.

Se elimini un file, lo rimuovi dal Drive condiviso per tutti i membri. Il file viene spostato nel Cestino e sarà eliminato definitivamente dopo 30 giorni o ancora prima se viene eliminato da un membro con accesso Responsabile.

Rifletti su come i collaboratori modificano i file non Google

Se i tuoi collaboratori utilizzano Drive File Stream per accedere ai file non Google (quali, ad esempio, file PDF Adobe®® o file Microsoft® Office®), assegna loro l'accesso Gestore dei contenuti.

Nota: i membri che hanno l'accesso Collaboratore possono ugualmente apportare modifiche offline sul loro desktop per poi caricare le versioni aggiornate senza Drive File Stream. Vedi Conserva tutte le bozze in un unico file di Drive e ripristina le versioni precedenti in qualsiasi momento.

Cambiare i livelli di accesso e i nomi del Drive condiviso dei progetti completati

Se il Drive condiviso si basa su un progetto, quando quest'ultimo è completato puoi:

  • Modificare l'accesso degli utenti da Responsabile, Gestore dei contenuti o Collaboratore a Commentatore o Visualizzatore.
  • Aggiungi uno stato al nome del Drive condiviso, ad esempio [Archivio].

In questo modo, il Drive condiviso sarà più simile a un repository che a una cartella di progetto attiva.

4.2

Richiedere l'accesso a un Drive condiviso

È meglio richiedere l'accesso a un Drive condiviso alla persona che ne ha condiviso il link. Se questa persona ha l'accesso Responsabile potrà aggiungerti direttamente, evitando che la tua richiesta venga inviata a tutti i membri del Drive condiviso con accesso Responsabile.

4.3

Condividere file con persone che non sono membri

Puoi condividere file con persone che non sono membri.

Nota: questa opzione può essere disattivata per diversi Drive condivisi dall'amministratore di G Suite o dai responsabili di un Drive condiviso.

Quando condividi un file con una persona esterna, il file viene inserito su Drive nella cartella Condivisi con me di quella persona, che potrà continuare ad accedervi in quella cartella o nella propria cartella Recenti, ma non sarà in grado di aggiungere il file a Il mio Drive o a un altro Drive condiviso.

Creare Drive condivisi separati per gruppi di non membri

Se devi condividere molti file con lo stesso gruppo di non membri, crea un Drive condiviso separato e aggiungi queste persone come membri.

Esempio: stai lavorando su un progetto con un'agenzia esterna? Crea un Drive condiviso per i membri interni e un Drive condiviso separato per i collaboratori interni ed esterni. In questo modo, puoi impedire ai membri esterni di accedere ai contenuti solo a uso interno.

4.4

Limitare la condivisione

Limita la condivisione con utenti esterni o non membri

Per i file sensibili ospitati in un Drive condiviso, i membri con accesso Responsabile possono limitare la condivisione con non membri o persone esterne all'organizzazione. Possono specificare se i file possono essere:

  • Condivisi con persone che non fanno parte del tuo dominio.
  • Condivisi con persone che non sono membri del Drive condiviso.
  • Scaricati, copiati o stampati da commentatori e visualizzatori.

Proteggere tutti i file su un Drive condiviso:

È necessario l'accesso Responsabile

  1. A sinistra, fai clic sul Drive condiviso in cui si trovano i file che vuoi proteggere.
  2. In alto, accanto al nome del Drive condiviso, fai clic sulla freccia giù arrow_drop_down > impostazioni Drive condiviso.
  3. Fai clic su Modifica per impostare una delle seguenti autorizzazioni:
    • Condivisione di file con persone esterne all'organizzazione
    • Condivisione di file con persone della tua organizzazione che non sono membri del Drive condiviso
    • Autorizzazione degli utenti con accesso Commentatore e Visualizzatore a scaricare, copiare o stampare file
  4. Dopo aver scelto un'opzione, fai clic su Applica.
  5. Fai clic su Fine.

Non aggiungere un'intera organizzazione a un Drive condiviso

A meno che i contenuti non siano molto specifici, non condividere un Drive condiviso con l'intera organizzazione.

Esempi

  • Crea un Drive condiviso contenente le norme valide per tutti i dipendenti di un'azienda con sede negli Stati Uniti.
  • Non creare un Drive condiviso per un'intera azienda internazionale per poi aggiungere una cartella denominata Norme aziendali USA. Questa operazione può rendere difficile organizzare il Drive condiviso ed eseguire ricerche al suo interno.

Gestire le iscrizioni con Google Gruppi

Crea un gruppo in Google Gruppi per aggiungere persone a un Drive condiviso. Successivamente, potrai anche inviare aggiornamenti email settimanali e altri annunci al gruppo. Vedi Aggiungere i membri e impostare i livelli di accesso.

Considera i limiti di condivisione

Un Drive condiviso può includere un numero elevato di membri individuali e di gruppo:

  • Puoi aggiungere fino a 600 indirizzi email individuali o di gruppo.
  • Un gruppo può contenere fino a 50.000 membri.

Nota: un gruppo e un utente individuale sono entrambi conteggiati come un membro. Se una persona viene aggiunta individualmente e come membro di un gruppo, viene ugualmente conteggiata come un membro.

4.5

Tenere traccia delle modifiche su un Drive condiviso

Per controllare gli ultimi aggiornamenti a un Drive condiviso, vai allo stream di attività per visualizzare:

  • Modifiche relative ai membri
  • File nuovi o eliminati
  • Modifiche alle impostazioni del Drive condiviso
  • Chi ha modificato i file e quando

Vedere le attività recenti su un Drive condiviso:

  1. Apri Google Drive e, sulla sinistra, seleziona un Drive condiviso.
  2. In altro a destra, fai clic su Visualizza dettagli info.
  3. Fai clic su Attività.

Passaggi successivi

Prova subito

Per iniziare, vai a Drive e fai clic su Drive condivisi.

Nota: se non vedi Drive condivisi, il servizio potrebbe non essere attivo. Contatta l'amministratore di G Suite.

Altre risorse per la formazione

Scopri suggerimenti e best practice per l'utilizzo dei Drive condivisi.