Crea piani di progetto dinamici con Fogli

Cerchi un modo veloce per suddividere il lavoro, assegnare le attività, tenere traccia delle scadenze e ricevere gli aggiornamenti sullo stato di avanzamento del progetto? Con Fogli Google puoi monitorare, aggiornare e lavorare insieme agli altri alle attività del progetto utilizzando un foglio di lavoro condiviso.

Crea piani di progetto dinamici con Fogli
1

Imposta il piano di progetto

Per iniziare, crea un piano di progetto e aggiungi tutte le informazioni che desideri ricevere dal tuo team.

In questa sezione:

1.1

Crea un foglio di lavoro per il progetto

Per creare un foglio di lavoro per il progetto:

  1. In Google Drive fai clic su Nuovo > Fogli Google.

  2. Fai clic su Foglio di lavoro senza nome e inserisci un nuovo titolo per il piano di progetto.

  3. Aggiungi le intestazioni delle colonne. Ad esempio, puoi monitorare le attività di un progetto e inserire colonne che indicano il proprietario dell'attività, la data di scadenza, lo stato e i commenti.

  4. Aggiungi contenuti al foglio per monitorare il piano di progetto. Dopo che avrai condiviso il foglio, anche altre persone potranno aggiungere contenuti.

Crea un foglio di lavoro per il progetto
1.2

Inserisci la descrizione delle attività

Se ritieni di dover includere una spiegazione per l'intestazione di colonna o l'attività, aggiungi una nota descrittiva.

  1. Seleziona la colonna o le celle a cui desideri aggiungere una nota.
  2. Seleziona Inserisci > Nota.
  3. Digita il testo della descrizione.
  4. Fai clic in un punto esterno alla nota per chiuderla.
Inserisci la descrizione delle attività
1.3

Limita le opzioni

Se desideri limitare le scelte per una colonna, aggiungi le opzioni che gli utenti possono selezionare. Ad esempio, potresti limitare le opzioni della colonna Stato a Non iniziato, In corso o Completato per agevolare l'ordinamento e il monitoraggio dello stato di avanzamento.

  1. Seleziona la colonna a cui desideri aggiungere le opzioni da scegliere.
  2. Fai clic su Dati > Convalida.
  3. Accanto a Criterio seleziona Elenco di voci.
  4. Inserisci le opzioni separate da virgole.
  5. Fai clic su Salva.
  6. (Facoltativo) Per visualizzare le opzioni, fai clic sulla freccia in una cella sotto la colonna.
Limita le opzioni
1.4

Imposta tracker di progresso

Utilizza le regole di formattazione condizionale per vedere a colpo d'occhio lo stato di avanzamento delle attività del progetto. Ad esempio, aggiungi i colori per far risaltare le attività completate rispetto alle attività non ancora iniziate o in corso.

  1. Seleziona la colonna a cui desideri applicare le regole di formattazione.

  2. Seleziona Formato > Formattazione condizionale.

  3. Imposta le regole. In questo esempio è stato assegnato un colore diverso alle attività che sono rispettivamente nello stato Completata, Non iniziata o In corso:

    a Nella scheda Colore singolo, in Formatta le celle se, seleziona Il testo contiene.

    b Nella casella sotto Il testo contiene, inserisci Completato.

    c In Stile di formattazione, fai clic sull'elenco per specificare se il colore deve essere applicato allo sfondo o al testo.

    d (Facoltativo) Fai clic su Testo o Colore riempimento per assegnare un testo personalizzato o un colore di sfondo. Se necessario, puoi specificare un colore per il testo e uno per lo sfondo.

    e (Facoltativo) Fai clic su Aggiungi un'altra regola e ripeti la procedura per aggiungere altre regole. Ad esempio, assegna uno sfondo rosso alle attività con stato Non iniziato e uno sfondo arancione alle attività con stato In corso.

    f Fai clic su Fine.

Imposta tracker di progresso
1.5

Aggiungi notifiche

Tieni sotto controllo gli aggiornamenti del progetto e le variazioni dello stato con le notifiche via email. In questo modo saprai quando qualcuno apporta una modifica al piano di progetto, chi ha effettuato la modifica, quando e che cosa è stato modificato. Puoi anche scegliere con quale frequenza ricevere le notifiche.

  1. Nel foglio di lavoro, seleziona Strumenti > Regole di notifica.

  2. Seleziona il momento e la frequenza con cui desideri ricevere le notifiche.

  3. Fai clic su Salva.

  4. Fai clic su Fine.

Aggiungi notifiche
2

Collabora con il tuo team

2.1

Blocca i contenuti critici

In alcuni casi è preferibile che il team non abbia la possibilità di modificare i contenuti di determinate sezioni. Proteggi i contenuti critici in modo che non possano essere modificati o che possano essere modificati solo da utenti specifici.

  1. Seleziona le celle da proteggere.

  2. Fai clic su Dati > Fogli e intervalli protetti.

  3. Fai clic su Imposta autorizzazioni.

  4. Scegli una delle seguenti opzioni:

    • Per limitare la facoltà di modifica a determinate persone, seleziona Limita chi può modificare questo intervallo e scegli chi può modificare le celle.
    • Per visualizzare un avviso che informa gli utenti prima che apportino una modifica, seleziona Mostra un avviso se si modifica questo intervallo.
  5. Fai clic su Fine.

Blocca i contenuti critici
2.2

Crea un gruppo Google per il team

Configura una mailing list con Google Gruppi per inviare email al team tramite un solo indirizzo email e semplificare la condivisione.

Man mano che aggiungi altre persone a un gruppo, queste otterranno automaticamente l'accesso ai contenuti che hai condiviso in precedenza all'interno di quel gruppo. Analogamente, se rimuovi una persona da un gruppo, quella persona non avrà più accesso ai contenuti che hai condiviso con il gruppo.

  1. In Gruppi fai clic su CREA GRUPPO.

  2. Inserisci un nome e un indirizzo email per il gruppo.

  3. Nella sezione del tipo di gruppo seleziona Mailing list.

  4. Assegna i ruoli indicati di seguito per specificare chi può visualizzare gli argomenti, pubblicare messaggi e partecipare al gruppo:

    • Membro: può pubblicare contenuti nel gruppo.
    • Amministratore: può pubblicare contenuti nel gruppo. Può approvare, aggiungere o rimuovere membri.
    • Proprietario: può aggiungere membri. Per impostazione predefinita, l'utente che crea il gruppo ne è il proprietario, ma è possibile aggiungere anche altri proprietari.
  5. Fai clic su CREA.

  6. Fai clic su Invita persone a unirsi al gruppo.

  7. Inserisci gli indirizzi email delle persone che desideri invitare a unirsi al gruppo.

  8. Fai clic su Invia inviti.

Crea un gruppo Google per il team
2.3

Condividi il foglio di lavoro con il team

A questo punto, condividi il piano di progetto con i membri del team o con il gruppo che hai creato per il team.

Per condividere un file di cui sei proprietario o che puoi modificare:

  1. Apri il file che desideri condividere.

  2. Fai clic su Condividi.

  3. Inserisci i singoli indirizzi email o l'indirizzo del gruppo Google del team di progetto.

  4. Specifica il tipo di accesso che desideri assegnare alle persone:

    • Può modificare: i collaboratori possono aggiungere e modificare contenuti o aggiungere commenti. Seleziona questa opzione se desideri che i membri del tuo team aggiornino autonomamente il piano di progetto.
    • Può commentare: i collaboratori possono aggiungere commenti ma non modificare i contenuti.
    • Può visualizzare: le persone possono visualizzare il file ma non possono modificare i contenuti o aggiungere commenti.
  5. (Facoltativo) Aggiungi una nota per descrivere il piano di progetto.

  6. Fai clic su Invia.

Tutti coloro con cui hai condiviso il file riceveranno un'email con un link al file. Se hai concesso al team l'autorizzazione di modifica, i membri potranno:

  • Aggiungere o aggiornare contenuti quali attività, proprietari e date di scadenza.
  • Filtrare i contenuti per visualizzare ciò che interessa.
  • Inserire commenti indirizzati a persone specifiche.
  • Aggiornare lo stato relativo alle attività.
  • Aggiungere note descrittive alle attività.
Condividi il foglio di lavoro con il team
2.4

Organizza le informazioni con i filtri

Desideri visualizzare solo le attività assegnate a te o che scadono in un giorno specifico? Crea una visualizzazione filtrata. Salvala per utilizzarla in un secondo momento oppure invia il link della visualizzazione a un membro del team tramite email, in modo che possa concentrarsi sugli elementi pertinenti.

  1. Seleziona Dati > Visualizzazioni filtrate > Crea nuova visualizzazione filtrata.
  2. Nella parte superiore della pagina fai clic accanto a Nome e digita un nome per la visualizzazione filtrata.
  3. Fai clic sulle frecce nelle intestazioni di colonna e seleziona le opzioni per ordinare e filtrare i dati.
  4. (Facoltativo) Per inviare tramite email un link alla visualizzazione filtrata, copia l'URL e incollalo in un'email.
  5. In alto a destra, fai clic sulla X per chiudere la visualizzazione filtrata. La visualizzazione filtrata viene salvata automaticamente.
Organizza le informazioni con i filtri
2.5

Aggiungi commenti e feedback mirato

Se desideri ricevere feedback su un'attività specifica, porre una domanda o assegnare un'attività a qualcuno, aggiungi i tuoi commenti nel foglio di lavoro.

  1. Seleziona la cella a cui desideri aggiungere un commento.

  2. Fai clic su Inserimento di commenti in Documenti.

  3. (Facoltativo) Per indirizzare il commento a una persona specifica, digita il segno più (+) seguito dall'indirizzo email corrispondente. L'utente riceverà un'email con il commento e un link al file.

  4. Digita il commento nella casella.

  5. Fai clic su Commenta.

Aggiungi commenti e feedback mirato
3

Sfrutta i vantaggi di G Suite

G Suite è più produttivo se utilizzi i vari prodotti in sinergia come pacchetto. Di seguito sono elencati alcuni modi fondamentali per lavorare più rapidamente e collaborare al piano di progetto in maniera più produttiva.

In questa sezione:

3.1

Aggiungi il piano di progetto come allegato alle riunioni del team

Assicurati che tutti abbiano la versione più aggiornata del piano di progetto prima della riunione: allega il piano di progetto all'invito alla riunione in Google Calendar. I membri del team, localmente e in remoto, potranno accedervi e aggiornarlo in tempo reale. Puoi anche dedicare i primi minuti della riunione alla raccolta degli aggiornamenti dello stato da parte di tutti e aggiornare il piano di progetto di conseguenza.

Per allegare il piano di progetto a un invito di Calendar:

  1. In Calendar fai doppio clic sull'evento.

  2. Fai clic su Aggiungi allegato.

  3. Chiudi il foglio di lavoro del piano di progetto e fai clic su Seleziona.

  4. Fai clic su SALVA

Aggiungi il piano di progetto come allegato alle riunioni del team
3.2

Visualizza i piani di progetto durante le videochiamate

Visualizza il piano di progetto durante le riunioni del team in modo che tutti, anche i membri fuori sede, siano aggiornati.

Per visualizzare il tuo piano di progetto:

  1. In Drive apri il piano di progetto.

  2. Nell'Hangout, fai clic su Condivisione schermo su Hangouts.

  3. Scegli la finestra che mostra il tuo piano di progetto e che desideri condividere.

Ora le persone possono seguire il tuo foglio di lavoro via via che lo illustri e lo aggiorni. Fai clic su Condivisione schermo su Hangouts in qualsiasi momento per interrompere la condivisione.

Visualizza i piani di progetto durante le videochiamate
3.3

Incorpora i piani di progetto nel sito del team

Condividi una copia principale del tuo piano di progetto sul sito web del tuo team. Gli aggiornamenti al foglio di lavoro vengono visualizzati automaticamente sul sito web.

Per incorporare il piano di progetto sul sito del team:

  1. In Google Sites, apri la pagina del sito web in cui desideri incorporare il foglio di lavoro.

  2. Nella parte superiore della pagina fai clic su Modifica in Sites.

  3. Fai clic su Inserisci > Drive, quindi seleziona Foglio di lavoro.

  4. Scegli il piano di progetto e fai clic su Seleziona.

  5. Fai clic su SALVA

  6. Nella parte superiore della pagina fai clic su Salva.

Incorpora i piani di progetto nel sito del team
3.4

Accedi e modifica ovunque ti trovi

Quando non sei alla scrivania puoi ugualmente visualizzare e modificare il tuo piano di progetto dal telefono o dal tablet. È sufficiente scaricare l'app Fogli. Tutte le modifiche apportate si sincronizzano automaticamente con il Web e con tutti i tuoi altri dispositivi, di conseguenza sei sempre aggiornato ovunque ti trovi.

Sui dispositivi Android:

  1. Tocca l'icona Google Play.
  2. Trova e installa l'app Fogli Google.

Sui dispositivi iOS:

  1. Tocca l'icona App Store.
  2. Trova e installa l'app Fogli Google.
Accedi e modifica ovunque ti trovi

Passaggi successivi

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