Crea piani di progetto dinamici con Fogli

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Crea piani di progetto dinamici con Fogli

Cerchi un modo veloce per suddividere il lavoro, assegnare le attività, tenere traccia delle scadenze e ricevere gli aggiornamenti sullo stato di avanzamento del progetto? Con Fogli Google puoi monitorare, aggiornare e lavorare insieme agli altri alle attività del progetto utilizzando un foglio di lavoro condiviso.

Crea piani di progetto dinamici con Fogli
1

Imposta il piano di progetto

Per iniziare, crea un piano di progetto e aggiungi tutte le informazioni che desideri ricevere dal tuo team.

In questa sezione:

1.1

Crea un foglio di lavoro per il progetto

  1. Su Google Drive, fai clic su   Nuovo   > Fogli Google > Foglio di lavoro vuoto.
  2. Fai clic su Foglio di lavoro senza nome e inserisci un nuovo titolo per il tuo piano di lavoro.
  3. Aggiungi le intestazioni di colonna. Ad esempio, puoi monitorare le attività di un progetto e inserire colonne che indicano il proprietario dell'attività, la data di scadenza, lo stato e i commenti.
  4. Aggiungi contenuti al foglio per monitorare il piano di progetto. Dopo che avrai condiviso il foglio, anche altre persone potranno aggiungere contenuti.

Crea un foglio di lavoro per il progetto
1.2

Inserisci la descrizione delle attività

Se ritieni di dover includere una spiegazione per l'intestazione di colonna o l'attività, aggiungi una nota descrittiva.

  1. Seleziona la colonna o le celle in cui vuoi aggiungere una nota.
  2. Seleziona Inserisci > Note.
  3. Digita la descrizione.
  4. Fai clic in un punto qualsiasi all'esterno della nota per chiuderla.

Inserisci la descrizione delle attività
1.3

Creare elenchi in una cella

Consenti agli utenti di scegliere un'opzione da un elenco. Ad esempio, per monitorare lo stato di avanzamento di un piano di progetto, crea la colonna "Stato" con opzioni come Non iniziato, In corso o Completato.

Creare elenchi in una cella:

  1. Seleziona la colonna a cui vuoi aggiungere le opzioni da scegliere.
  2. Fai clic su Dati > Convalida dei dati.
  3. Accanto a Criterio, seleziona Elenco di voci.
  4. Inserisci le opzioni separate da una virgola.
  5. Fai clic su Salva.
  6. Per visualizzare le opzioni, fai clic sulla freccia in una cella sotto la colonna.(facoltativo)

Limita le opzioni
1.4

Imposta tracker di progresso

Utilizza le regole di formattazione condizionale per vedere a colpo d'occhio lo stato di avanzamento delle attività del progetto. Ad esempio, aggiungi i colori per far risaltare le attività completate rispetto alle attività non ancora iniziate o in corso.

Impostare strumenti di monitoraggio dello stato di avanzamento:

    1. Apri Fogli e seleziona la colonna a cui vuoi applicare le regole di formattazione.
    2. Seleziona Formato > Formattazione condizionale.
    3. Imposta le regole. In questo esempio, si assegna un colore diverso alle attività completate, non iniziate o in corso:

a Nella scheda Colore singolo, in Formatta le celle se, seleziona Il testo contiene.

b Nella casella sotto Il testo contiene, digita Completato.

c In Stile di formattazione, fai clic sull'elenco per specificare se il colore deve essere applicato allo sfondo o al testo.

d Per assegnare un colore personalizzato allo sfondo o al testo, fai clic su Colore testo format_color_text o Colore riempimento format_color_fill. Se necessario, puoi specificare un colore per il testo e uno per lo sfondo. (facoltativo)

e Per aggiungere altre regole, fai clic su Aggiungi un'altra regola e segui la stessa procedura. Ad esempio, assegna uno sfondo rosso alle attività con stato Non iniziato e uno sfondo arancione alle attività con stato In corso. (facoltativo)

f Fai clic su Fine.

Imposta tracker di progresso
1.5

Aggiungi notifiche

Tieni sotto controllo gli aggiornamenti del progetto e le variazioni dello stato con le notifiche via email. In questo modo saprai quando qualcuno apporta una modifica al piano di progetto, chi ha effettuato la modifica, quando e che cosa è stato modificato. Puoi anche scegliere con quale frequenza ricevere le notifiche.

Aggiungere notifiche:

  1. Nel foglio di lavoro, seleziona Strumenti > Regole di notifica.
  2. Seleziona il momento e la frequenza con cui vuoi ricevere le notifiche.
  3. Fai clic su Salva.
  4. Fai clic su Fine.

Aggiungi notifiche
2.1

Blocca i contenuti critici

In alcuni casi è preferibile che il team non abbia la possibilità di modificare i contenuti di determinate sezioni. Proteggi i contenuti critici in modo che non possano essere modificati o che possano essere modificati solo da utenti specifici.

Blocca i contenuti critici:

  1. Seleziona le celle da proteggere.
  2. Fai clic su Dati > Fogli e intervalli protetti.
  3. Fai clic su Imposta autorizzazioni.
  4. Scegli un'opzione:
    • Per limitare la facoltà di modifica a determinate persone, seleziona Limita chi può modificare questo intervallo e scegli chi può modificare le celle.
    • Per visualizzare un avviso che informa gli utenti prima che apportino una modifica, seleziona Mostra un avviso se si modifica questo intervallo.
  5. Fai clic su Fine.
Blocca i contenuti critici
2.2

Creare un gruppo per il team

Configura una mailing list con Google Gruppi per inviare email al team tramite un solo indirizzo email e semplificare la condivisione.

Nota: quando condividi qualcosa con un gruppo, tutti i membri ottengono lo stesso livello di accesso.

Quando aggiungi altre persone al gruppo, queste ottengono automaticamente l'accesso ai contenuti che hai condiviso in precedenza all'interno di quel gruppo. Analogamente, se rimuovi una persona da un gruppo, quella persona non avrà più accesso ai contenuti che hai condiviso con il gruppo.

Crea un gruppo di mailing list:

  1. In Gruppi, fai clic su CREA GRUPPO.
  2. Inserisci un nome per il gruppo e l'indirizzo email del gruppo.
  3. Se vuoi, aggiungi una descrizione del gruppo. Puoi anche impostare la lingua principale del gruppo.
  4. Accanto a Tipo di gruppo, seleziona Mailing list.
  5. Accanto ad Autorizzazioni di base, scegli chi può visualizzare argomenti, post e partecipare al gruppo. Per ulteriori informazioni, consulta la Guida introduttiva all'utilizzo di Gruppi.
  6. Fai clic su CREA.
  7. Fai clic su Invita persone a unirsi al gruppo.
  8. Inserisci gli indirizzi email delle persone che vuoi invitare a unirsi al gruppo.
  9. Fai clic su Invia invito.

Crea un gruppo Google per il team
2.3

Condividi il foglio di lavoro con il team

A questo punto, condividi il piano di progetto con i membri del team o con il gruppo che hai creato per il team.

Condividere un file di tua proprietà o che puoi modificare:

  1. In Fogli, apri il file che vuoi condividere.
  2. Fai clic su Condividi.
  3. Inserisci i singoli indirizzi email o l'indirizzo del gruppo Google del team di progetto.
  4. Scegli il tipo di accesso che vuoi concedere:
    • Può modificare: i collaboratori possono aggiungere e modificare contenuti nonché aggiungere commenti. Seleziona questa opzione se vuoi che i membri del tuo team aggiornino autonomamente il piano di progetto.
    • Può commentare: i collaboratori possono aggiungere commenti ma non modificare i contenuti.
    • Può visualizzare: le persone possono visualizzare il file, ma non modificarlo né aggiungere commenti.
  5. Aggiungi una nota per descrivere il piano di progetto. (facoltativo)
  6. Fai clic su Invia.

Tutte le persone con cui hai condiviso il file riceveranno un'email con un link al file. Se hai concesso al team l'accesso in modifica, i membri potranno:

  • Aggiungere o aggiornare contenuti quali attività, proprietari e date di scadenza.
  • Filtrare i contenuti per visualizzare ciò che interessa.
  • Inserire commenti indirizzati a persone specifiche.
  • Aggiornare lo stato delle attività.
  • Aggiungere note descrittive alle attività.

Condividi il foglio di lavoro con il team
2.4

Aggiungere caselle di controllo

  1. In Fogli, apri un foglio di lavoro e seleziona le celle in cui vuoi inserire le caselle di controllo.
  2. Fai clic su Inserisci > Casella di controllo.

    Nota: nelle formule, le caselle di controllo non selezionate hanno il valore FALSE (escludi) e quelle selezionate hanno il valore TRUE (includi). Puoi visualizzare il valore nella barra della formula. Puoi anche modificare questo valore.

  3. Per eliminare le caselle di controllo, seleziona quelle che vuoi rimuovere e premi Canc. (facoltativo)

2.5

Creare una visualizzazione filtrata

Vuoi visualizzare le attività assegnate a te o che scadono in una data specifica? Crea una visualizzazione filtrata.

  1. In alto, fai clic su Dati > Visualizzazioni filtrate > Crea nuova visualizzazione filtrata.
  2. Nell'angolo in alto a sinistra, fai clic accanto a Nome e inserisci un nome per la visualizzazione filtrata.
  3. Fai clic sulle frecce nelle intestazioni di colonna e seleziona le opzioni per ordinare e filtrare i dati.
  4. Per inviare via email un link alla visualizzazione filtrata, copia l'URL e incollalo in un'email. (facoltativo)
  5. In alto a destra, fai clic su Chiudi close per chiudere la visualizzazione filtrata. La visualizzazione filtrata viene salvata automaticamente.

Organizza le informazioni con i filtri
2.6

Aggiungere commenti e risposte

  1. In Documenti, Fogli o Presentazioni, seleziona il testo da commentare.
  2. Fai clic su Commenta comment > Aggiungi commento add_comment.
  3. Digita il tuo commento nella casella.
  4. Per indirizzare il commento a una persona specifica, digita il segno più (+) seguito dall'indirizzo email della persona. (facoltativo) Puoi aggiungere quante persone vuoi. Ogni persona riceverà un'email con il tuo commento e un link al file.
  5. Per assegnare il commento a una persona specifica, seleziona la casella Assegna a. (facoltativo)
  6. Fai clic su Commenta o Assegna.

Aggiungi commenti e feedback mirato
3

Sfrutta i vantaggi di G Suite

G Suite migliora notevolmente la produttività se utilizzi i vari prodotti in sinergia come pacchetto. Di seguito sono elencati alcuni modi fondamentali per lavorare più rapidamente e collaborare al piano di progetto in maniera più produttiva.

In questa sezione:

3.1

Aggiungi il piano di progetto come allegato alle riunioni del team

Assicurati che tutti abbiano la versione più aggiornata del piano di progetto prima della riunione: allega il piano di progetto all'invito alla riunione in Google Calendar. I membri del team, localmente e in remoto, potranno accedervi e aggiornarlo in tempo reale. Puoi anche dedicare i primi minuti della riunione alla raccolta degli aggiornamenti dello stato da parte di tutti e aggiornare il piano di progetto di conseguenza.

Allega il piano di progetto a un invito di Calendar:

  1. In Calendar, apri il tuo evento.
  2. Nel campo Descrizione evento, fai clic su Aggiungi allegato attach_file.
  3. Scegli il foglio di lavoro del piano di progetto e fai clic su Seleziona.
  4. Fai clic su Salva.

3.2

Presenta i piani di progetto durante le riunioni video

Visualizza il piano di progetto durante le riunioni del team in modo che tutti, anche i membri fuori sede, siano aggiornati.

Presenta il tuo piano di progetto:

  1. Su Drive, apri il piano di progetto.
  2. In Hangouts Meet, fai clic su Presenta ora e scegli che cosa vuoi condividere:
    • Il tuo schermo intero
    • Una finestra
  3. Seleziona Condividi.
  4. Per interrompere la presentazione, fai clic su Interrompi condivisione oppure, nell'angolo in basso, fai clic su Stai presentando > Annulla la tua presentazione.
Visualizza i piani di progetto durante le videochiamate
3.3

Incorpora i piani di progetto nel sito del team

Condividi una copia principale del tuo piano di progetto sul sito web del tuo team. Gli aggiornamenti al foglio di lavoro vengono visualizzati automaticamente sul sito web.

Incorporare il piano di progetto nel sito del team:

  1. In Google Sites, apri la pagina del sito web in cui vuoi incorporare il foglio di lavoro.
  2. Nella parte superiore della pagina, fai clic su Immetti > Fogli.
  3. Scegli il piano di progetto e fai clic su Inserisci.
Incorpora i piani di progetto nel sito del team
3.4

Accedi e modifica ovunque ti trovi

Quando non sei alla scrivania puoi ugualmente visualizzare e modificare il tuo piano di progetto dal telefono o dal tablet. È sufficiente scaricare l'app Fogli. Tutte le modifiche che apporti si sincronizzano automaticamente con il Web e con tutti i tuoi dispositivi, puoi quindi consultare contenuti sempre aggiornati, ovunque ti trovi.

Sui dispositivi Android:

  1. Tocca l'icona Google Play.
  2. Trova e installa l'app Fogli Google.

Sui dispositivi iOS:

  1. Tocca l'icona App Store.
  2. Trova e installa l'app Fogli Google.
Accedi e modifica ovunque ti trovi

Passaggi successivi

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