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Tieni traccia delle attività dei progetti e aggiornale in collaborazione

Organizzare un progetto di grandi dimensioni o più progetti che coinvolgono membri del team distribuiti in tutto il mondo può richiedere molto tempo. Con Fogli puoi ottimizzare la pianificazione dei progetti assegnando facilmente le attività, monitorando lo stato di avanzamento e registrando le date di completamento. Puoi anche creare diagrammi di Gantt e piani di progetto dinamici per consentire una migliore visualizzazione dei progetti e delle relative tempistiche. I membri del team, in qualsiasi parte del pianeta si trovino, possono aggiornare direttamente e in tempo reale i propri progressi, senza dover cercare negli aggiornamenti inviati tramite email dagli altri membri. Se tutti accedono e aggiornano lo stesso piano di progetto, è più facile distribuire le attività e gestire cambi di programma e aggiornamenti dello stato.

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Semplifica la comunicazione con il team di progetto utilizzando un solo indirizzo

Quando lavori con altri su un progetto, spesso hai bisogno di condividere le stesse informazioni in modo rapido ed efficace con grandi gruppi di persone. Puoi ridurre il tempo dedicato all'invio di email alle singole persone creando una mailing list per il team di progetto con Gruppi. Dopo aver aggiunto il team al gruppo, puoi inviare aggiornamenti di stato e condividere risorse con tutti simultaneamente.

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Gestisci le pianificazioni dei progetti o dei team

Tenere traccia di più progetti contemporaneamente può essere impegnativo, soprattutto se cambiano le descrizioni delle attività e le scadenze. Con Calendar, puoi creare un calendario in cui inserire i punti salienti del progetto, le scadenze e i promemoria. In alternativa, puoi creare un calendario condiviso per il team, in modo tale che tutti siano informati su riunioni, corsi di formazione, assenze e altro ancora. Vuoi un modo semplice di gestire un team di persone che si trovano in varie parti del mondo e lavorano in fusi orari diversi? Sovrapponi i calendari dei membri del team per verificare quando sono tutti disponibili.

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Crea e gestisci in sicurezza le risorse digitali

Quando organizzi un progetto con il tuo team, devi archiviare in modo sicuro file e cartelle in un'unica posizione. Con Drive, puoi gestire e salvare in sicurezza risorse come documenti, immagini e video. Drive si sincronizza con la cloud, quindi tutti accedono sempre ai contenuti più aggiornati. Inoltre, le funzioni di condivisione e i controlli dell'accesso semplificano e rendono più sicuro il lavoro svolto in collaborazione.

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Trova e organizza le email importanti rapidamente

Lavori su più progetti con team diversi? Tieni traccia dei messaggi di tutti i collaboratori organizzando la tua Posta in arrivo. Contrassegna con una stella i messaggi importanti per aggiungerli a Speciali o lascia che la funzionalità Posta prioritaria di Gmail ordini e assegni automaticamente una priorità ai tuoi messaggi, in modo da poterti concentrare prima sulle email che ti interessano di più. Quindi, imposta filtri ed etichette per progetti specifici per semplificare l'organizzazione, l'individuazione e la risposta alle email.

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Crea presentazioni ad alto impatto

Semplifica e accelera la partecipazione del team al progetto presentando le tue idee con Presentazioni. Crea un'efficace presentazione per descrivere il progetto, distribuire le attività, stabilire i risultati finali essenziali e condividere le tempistiche. Aggiungi elementi visivi come grafici e diagrammi per rendere più chiara la pianificazione del progetto. Se lavori con un team virtuale, puoi condividere e presentare il progetto utilizzando Hangouts.

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Consolida le informazioni sul progetto per il team in un unico sito web

Crea un sito web di Sites per tenere le informazioni, gli aggiornamenti, le scadenze, i risultati finali, le attività, i calendari e i documenti del progetto in un unico posto. Ora il team utilizza un'unica destinazione per tutte le informazioni importanti, a cui tutti possono accedere in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo.

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Crea e condividi i documenti in pochi passaggi

Se gestisci un progetto di grandi dimensioni o più progetti contemporaneamente, hai bisogno di un sistema facile per creare e condividere i documenti con il tuo team. Crea per il tuo team i documenti con gli ordini del giorno delle riunioni, le modifiche apportate allo storyboard e i requisiti dei prodotti utilizzando Documenti. Devi condividere le idee su un progetto con il tuo team? Crea un documento che serva da pagina bianca dove tutti possano inserire i propri suggerimenti. Modifica i documenti collaborando in tempo reale con il team, usa la chat direttamente dai file e ricevi un feedback mirato utilizzando commenti e suggerimenti. Non è necessario creare più bozze: utilizza la cronologia delle revisioni per vedere chi ha modificato che cosa e quando oppure per tornare in qualsiasi momento a una versione precedente.

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Organizza videoconferenze con tutti i membri del team di progetto

Se lavori con un team i cui membri si trovano in varie parti del mondo, è fondamentale che le persone restino in contatto. Con Hangouts è facile incontrarsi con i membri del team, ovunque si trovino e in qualsiasi momento, da un computer o un dispositivo mobile. Partecipa a una riunione video per parlare delle idee per i progetti del team, ricevere un feedback virtuale su un'attività o condividere all'istante gli aggiornamenti del progetto. Ora tutti possono rimanere in contatto senza dover viaggiare e spendere soldi e senza rinunciare ai vantaggi di un incontro faccia a faccia.

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Prepara i membri del team per le riunioni

Desideri preparare i membri del team per le riunioni di progetto? Puoi mettere a disposizione di tutti un'anteprima dei file più rilevanti prima di una riunione. Quando invii ai tuoi collaboratori un invito a una riunione in Calendar, puoi allegare all'invito documenti, fogli di lavoro, presentazioni, ordini del giorno e altro ancora, in modo che tutti i membri del team siano pronti a contribuire con le loro idee.